Etsy Rechnung schreiben: Was du unbedingt wissen musst (aktuell 2026)
In diesem Artikel erfährst du, wann du für Verkäufe auf Etsy Rechnungen erstellen musst, welche Angaben Pflicht sind und wie du digitale und physische Verkäufe steuerlich richtig einordnest.
Nicht für jeden Verkauf auf Etsy sind Rechnungen verpflichtend. Du brauchst sie nur, wenn du an Unternehmer verkaufst. Bei digitalen Produkten tritt Etsy als Reseller auf und erstellt selbst eine Rechnung für die Käufer. Für deine Buchhaltung reicht eine Rechnung an Etsy ohne Umsatzsteuer. Bei physischen Verkäufen schreibst du die Rechnung an deine Kundschaft und hältst die Vorgaben aus § 14 UStG ein. In diesem Artikel siehst du verständlich, wann du Rechnungen schreiben musst, welche Pflichtangaben nötig sind und wie du deine Abläufe so aufstellst, dass du Zeit sparst und sauber arbeitest.
Kurz gesagt: Eine Etsy Rechnung brauchst du nur bei Verkäufen an Unternehmer. Für digitale Produkte stellst du die Rechnung nicht an die Käufer, sondern an Etsy Ireland. Physische Verkäufe rechnest du direkt an die Kundschaft ab.
Hinweis: Diese Information ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die Beurteilung deines individuellen Falls wendest du dich bitte an ein Steuerbüro. Die Inhalte wurden sorgfältig erstellt. Es gibt keine Gewähr für Aktualität und Vollständigkeit.
Musst du eine Etsy Rechnung für deine Verkäufe erstellen?
Die wichtigste Frage zuerst: Bist du gesetzlich dazu verpflichtet, Rechnungen für deine Etsy-Verkäufe zu schreiben?
Die Pflicht zur Erstellung von Ausgangsrechnungen ergibt sich aus § 14 und § 14a Umsatzsteuergesetz.
Du musst Etsy Rechnungen ausstellen, wenn du:
- eine steuerbare Leistung an einen Unternehmer erbringst
- oder an eine juristische Person
Wenn du an Privatpersonen verkaufst, besteht keine gesetzliche Pflicht zur Rechnungserstellung.
Die Frist:
Du musst die Rechnung spätestens sechs Monate nach Leistungserbringung bereitstellen.
Ob der Käufer eine Rechnung möchte oder nicht, spielt dabei keine Rolle. Die gesetzlichen Vorgaben gelten unabhängig von der Nachfrage nach einer Rechnung.
Trotzdem empfehle ich, grundsätzlich Etsy Rechnungen für deine Shop verkäufe zu schreiben. Eine saubere Beleglage hilft dir in der Buchhaltung und wirkt professionell.
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Erstellt Etsy eine Rechnung?
Hier musst du zwischen physischen und digitalen Produkten unterscheiden.
Etsy Rechnung für physische Produkte
Etsy erstellt keine Rechnung für physische Produkte.
Etsy stellt der Kundschaft nur einen Bestellbeleg bereit. Das ist keine rechtskonforme Rechnung.
Wenn ein Geschäftskunde bei dir kauft, musst du die Rechnung selbst erstellen.
Etsy Rechnung für digitale Produkte
Digitale Produkte sind ein Sonderfall.
Etsy tritt als Reseller auf. Das bedeutet:
- Etsy verkauft das digitale Produkt an die Kundschaft
- Etsy erstellt die Rechnung für den Endkunden
- Etsy berechnet und führt die Umsatzsteuer ab
Du selbst verkaufst an Etsy.
Für deine Buchhaltung erstellst du eine Rechnung an Etsy Ireland. Diese musst du Etsy nicht schicken. Sie dient nur als Einnahmebeleg.
Wie du digitale Produkte auf Etsy verkaufst erkläre ich hier.
Was gehört auf eine Etsy Rechnung für Kunden?
Das Umsatzsteuergesetz schreibt vor, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss.
Rechnung über 250 EUR (inkl. USt)
- Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name, Anschrift und gegebenenfalls Firma des Empfängers der Rechnung
- Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
- Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Angaben zu Art und Umfang der Waren oder Dienstleistungen
- Der Steuersatz und der Nettobetrag
- Der Umsatzsteuerbetrag und der Bruttobetrag
- Gründe für eine eventuelle Befreiung von der Umsatzsteuer. Meistens geht es hier um die Kleinunternehmerregelung.
Für die meisten Etsy Verkäufe dürfte die folgende Ausnahmeregelung zutreffen.
Kleinbetragsrechnung bis 250 EUR
Bei Rechnungsbeträgen bis zu 250 Euro inklusive Umsatzsteuer genügt eine sogenannte Kleinbetragsrechnung. Die Kleinbetragsrechnung benötigt weniger Angaben:
- Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung
- Angaben zu Art und Umfang der Waren oder Dienstleistungen
- Das Brutto-Entgelt und der darauf anfallende Steuerbetrag in einer Summe
- Der Steuersatz und gegebenenfalls Gründe für eine Befreiung von der Umsatzsteuer
Wichtig bei Auslandskäufern
Achtung: Wenn du in Drittländer (Schweiz und außerhalb Europas) verkaufst, reicht die Kleinstbetragsrechnung nicht aus, du musst alle Pflichtangaben vermerken.
Ganz ehrlich: Ich empfehle dir für das Schreiben von Rechnungen ganz schnell ein Tool zu verwenden. Für Etsy Shops ist Billbee* oder der Buchhaltungs-Sync mit Lexware Office die beste Wahl.
Ansonsten musst du alle notwendigen Daten für das Schreiben der Etsy Rechnung manuell übertragen und das ist viel zu zeitintensiv und fehleranfällig.
Ich kann mich noch sehr gut erinnern, als ich damals die manuelle Rechnungserstellung beendet habe und alles mit Billbee automatisierte. Die Zeitersparnis war unfassbar spürbar!
Wo wir schon beim Thema Buchhaltung sind, das gehört auch dazu, aber keine Angst. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du die Etsy Buchhaltung am schnellsten korrekt erledigst.
In diesem Video erkläre ich dir, wann du beim Verkauf auf Etsy Rechnungen erstellen musst und wie du digitale und physische Produkte steuerlich richtig einordnest. Du siehst den Unterschied zwischen Unternehmer- und Privatkunden, erfährst die wichtigsten Pflichtangaben nach § 14 UStG und bekommst eine klare Erklärung zum Reverse-Charge-Verfahren bei digitalen Produkten über Etsy Ireland. Ich zeige dir außerdem, wie du Rechnungen mit Billbee oder dem Buchhaltungs-Sync für Lexware Office automatisierst und dir dadurch viel Zeit sparst. Das Video ergänzt die Inhalte dieses Artikels und macht die Abläufe noch leichter verständlich.
Musst du als Kleinunternehmer für deine Verkäufe eine Etsy Rechnung schreiben?
Auch wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest, musst du Rechnungen für deine Geschäftskunden ausstellen.
Für dich gelten auch alle oben genannten Pflichten zur Rechnungserstellung.
Nur die Umsatzsteuer darf du nicht in der Etsy Rechnung ausweisen.
Auf der Rechnung muss sich ein Hinweis zur Kleinunternehmerregelung befinden, zum Beispiel der Satz: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
Aber welcher Betrag sollte überhaupt auf deiner Etsy Rechnung stehen? Geht es dir auch so, dass du manchmal unsicher bist, ob deine Preise richtig kalkuliert sind. Der Stundenlohn für Kleinunternehmer mit Handmade Label ist kein Bauchgefühl, deshalb habe ich eine Blogartikel geschrieben, der erläutert, wie du ihn sauber kalkulierst.
Solltest du Rechnungen ins Paket legen?
Wenn du auf Etsy verkaufst, hat die Kundschaft:
• bereits bezahlt
• einen Zahlungsbeleg per E-Mail erhalten
• Angaben zu deinem Shop vorliegen
Bei Privatkunden besteht keine Pflicht, eine Rechnung zu senden.
Bei Geschäftskunden schon.
Das Problem:
Du siehst auf Etsy nicht, ob jemand privat oder gewerblich kauft.
Wenn Etsy Käufer eine Rechnung möchten, stellst du sie bereit.
Ich empfehle, Rechnungen grundsätzlich automatisiert per E-Mail zu versenden.
Das ist professioneller und spart Zeit.
Shops, die Rechnungen nicht liefern, wirken unzuverlässig. Das führt schnell zu negativer Kundenwahrnehmung.
Wann stellst du Etsy Rechnungen mit oder ohne Umsatzsteuer aus?
Mit Umsatzsteuer
Du weist Umsatzsteuer aus, wenn du:
• regelbesteuert bist
• und physische Produkte in Deutschland oder der EU verkaufst
Ohne Umsatzsteuer
Du stellst Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus, wenn:
• du Kleinunternehmer bist
• du physische Produkte in Drittländer verkaufst
• du digitale Produkte verkaufst (Reverse Charge bei Etsy Ireland)
Verkaufst du ein physisches Produkt für 30 EUR nach Deutschland, weist du 19 Prozent Umsatzsteuer aus. Verkaufst du denselben Artikel für 30 EUR in die Schweiz, stellst du die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus
Rechnung für digitale Etsy Produkte: Reverse Charge
Digitale Produkte haben eine Sonderstellung. Du verkaufst als Unternehmerin digitale Produkte an ein anderes Unternehmen in der EU. Das ist eine steuerliche Besonderheit, die separat gemeldet werden muss. Das ist eine steuerliche Besonderheit, die gesondert gemeldet werden muss.
Du verkaufst an:
Etsy Ireland UC, 5th Floor, One Le Pole Square, Ship Street Great,, 8 Dublin
Umsatzsteuer-IdNr. IE9777587C
Es gilt Reverse Charge:
- du stellst die Etsy Rechnung ohne Umsatzsteuer
- du fügst einen Hinweis zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft ein
Beispielhinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß Reverse-Charge.“
Als Kleinunternehmer nutzt du stattdessen den § 19 UStG Hinweis.
Welche Tools helfen dir bei Etsy Rechnungen?
Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass eines im Leben einer Unternehmerin mit Handmade Label und Etsy Shop ganz besonders knapp ist: Die Zeit.
Deshalb gucke ich immer, wo ich Zeit sparen kann und was ich automatisieren kann.
Das ist bei der Einrichtung immer etwas aufwändig, aber spart langfristig jede Menge Zeit.
Deshalb empfehle ich zu automatisieren, was nur geht.
Billbee
Das Erstellen von Etsy Rechnung ist ziemlich leicht und schnell zu automatisieren, mit Billbee*. Denke bitte nicht, dass Billbee ein Buchhaltungstool ist, nein es ist ein Auftragsabwicklungstool. Billbee* kannst du direkt an Etsy anbinden und alle Daten zu Produkten, Preisen und Kundenadressen werden automatisch übertragen. Weiter kannst du Billbee* an dein Buchhaltungstool anbinden (zum Beispiel Lexware Office* oder sevdesk*) und so werden alle Ausgangsrechnungen, also die Rechnungen an deine Kunden, automatisch erstellt an dein Buchhaltungstool übertragen.
Gegen diese Belege kannst du dann deine Einnahmen buchen und hast eine blitzsaubere Buchhaltung.
Für den Import deiner Einnahmen nutzt du den Buchhaltungs-Export der Kassenklingeln Tools. Buchhaltungs-Exports der Kassenklingeln Tools.
Zusätzlich geht alles im Hintergrund und kostet dich keine Sekunde Zeit. Du kannst in Billbee* einstellen, dass die Rechnungen als PDF per E-Mail an die Etsy Käufer gesendet werden. Das ist professionell und nachhaltig und kundenfreundlich.
Buchhaltungs-Sync von Kassenklingeln
Weil wir wissen, dass Buchhaltung für kleine Labels anstrengend und zeitraubend ist, haben wir den Buchhaltungs-Sync für Lexware Office entwickelt. Damit kannst du deinen Etsy Shop direkt mit Lexware Office* verbinden und deine Buchhaltungs so voll automatisieren, da wir auch die Rechnungen automatisiert direkt in Lexware Office erstellen.
FAQ zur Rechnungsstellung auf Etsy
Muss ich für jeden Etsy Verkauf eine Rechnung schreiben?
Du bist nur verpflichtet, eine Rechnung zu schreiben, wenn der Käufer Unternehmer ist. Bei Privatpersonen besteht keine Pflicht. Viele Seller erstellen trotzdem Rechnungen, weil es professioneller wirkt und die Buchhaltung einfacher macht.
Erstellt Etsy eine Rechnung für meine Verkäufe?
Für physische Produkte nein. Etsy stellt nur einen Bestellbeleg bereit. Für digitale Produkte ja. Etsy tritt als Reseller auf und erstellt die Rechnung direkt für die Kundschaft.
Brauche ich eine Rechnung für digitale Produkte, obwohl Etsy eine erstellt?
Für deine Buchhaltung ja. Du stellst eine Rechnung an Etsy Ireland ohne Umsatzsteuer aus. Du sendest sie Etsy nicht zu. Sie dient nur als Beleg für deine eigenen Unterlagen.
Wie erkenne ich, ob mein Käufer Unternehmer oder privat ist?
Auf Etsy gar nicht. Etsy bietet keine Möglichkeit, einen Unternehmenskauf zu kennzeichnen. Besteht der Käufer auf eine Rechnung, stellst du sie aus, ohne nachzufragen. Das spart Zeit und wirkt professionell.
Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?
Für Rechnungen über 250 EUR brauchst du Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-ID, Datum, Rechnungsnummer, Art der Leistung, Zeitpunkt der Lieferung und die Steuerbeträge. Unter 250 EUR reicht eine Kleinbetragsrechnung.
Muss ich eine Rechnung ins Paket legen?
Nein. Du musst sie nur bereitstellen, wenn ein Geschäftskunde sie verlangt. Viele Seller versenden Rechnungen automatisiert per E-Mail, damit alles sauber dokumentiert ist.
Wie stelle ich Etsy Rechnungen richtig aus – mit oder ohne Umsatzsteuer?
Mit Umsatzsteuer: physische Verkäufe in Deutschland und der EU.
Ohne Umsatzsteuer: digitale Produkte wegen Reverse Charge, physische Verkäufe in Drittländer, Kleinunternehmer.
Kann ich die Rechnungsstellung automatisieren?
Ja. Das geht am einfachsten über unseren Buchhaltungs-Sync für Lexware Office oder mit Billbee. Etsy-Daten werden übernommen und Rechnungen automatisch erzeugt und per E-Mail verschickt.
