Wenn du auf Etsy verkaufst, hast du dich bestimmt schon gefragt, ob du dazu verpflichtet bist Rechnungen zu erstellen für deine Kunden. In welchem Fall du dazu verpflichtet bist eine Etsy Rechnung zu erstellen, welche Bestandteile so eine Etsy Rechnung hat und ob Etsy selbst eine Rechnung erstellt erfährst du in diesem Artikel. Lies unbedingt weiter für wichtige Tipps zur Rechnungslegung für Etsy Shops.
DISCLAIMER: Diese Information stellt keine steuerliche Beratung dar und kann diese auch nicht ersetzen. Für die Beurteilung deines individuellen Sachverhalts wende dich bitte an ein Steuerbüro. Diese Informationen wurden mit größter Sorgfalt erstellt, es besteht dennoch keine Gewähr der Richtigkeit und Aktualität.
Muss ich eine Etsy Rechnung erstellen?
Klären wir erstmal die wichtigste Frage und die lautet “Bist du als Etsy Shop dazu verpflichtet eine Rechnung für deine Verkäufe auf Etsy zu erstellen?”
Die Pflicht zum Schreiben dieser Ausgangsrechnungen (=die Rechnungen, die du aussendest, also deine Einnahmen) ist im Umsatzsteuergesetz geregelt.
Keine Sorge, das Gesetz musst du jetzt nicht lesen, ich fasse die wichtigen Informationen zum Thema Rechnungslegung hier für dich zusammen. In verständlicher, kurzer Sprache.
Im Umsatzsteuergesetz steht, dass jeder Unternehmer dazu verpflichtet ist, Rechnungen entsprechend den Vorgaben in §§ 14,14a UStG zu schreiben, wenn er eine im Inland steuerbare Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person erbringt.
Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
Das bedeutet für dich:
Wenn du Verkäufer auf Etsy bist, bist du dazu verpflichtet Rechnungen zu schreiben, wenn du an andere Unternehmer verkaufst.
Wenn du auf Etsy (oder in deinem Onlineshop) an Privatpersonen verkaufst, musst du keine Rechnung schreiben.
Nochmal in anderen Worten: Du bist nur dann gesetzlich dazu verpflichtet eine Rechnung für einen Etsy Verkauf zu schreiben, wenn dein Käufer Unternehmer ist.
Die Frist für die Rechnungsstellung beträgt laut § 14 Absatz 2 Nr. 2 Umsatzsteuergesetz sechs Monate. Entsprechend muss die Rechnung spätestens sechs Monate nach Leistungserbringung beim Kunden vorliegen.
Dabei ist es unerheblich, ob deine Käufer eine Rechnung für ihren Einkauf haben möchten oder nicht.
Einfach, oder?
Das sagt das Gesetz.
Es gibt noch zwei andere Faktoren zu bedenken. Erstens wirkt es professioneller, wenn du immer Rechnungen ausstellst. Zweitens ist da noch deine Buchführung, die sieht ebenfalls professioneller aus, wenn du Belege (=Ausgangsrechnungen) für deine Einnahmen erstellst.
Darauf gehe ich weiter unten ein.
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Erstellt Etsy eine Rechnung?
Erstellt Etsy eine Rechnung für physische Produkte?
Etsy erstellt für den Verkauf von physischen Produkten keine Rechnung.
Etsy sendet der Kundschaft nur einen Bestellbeleg.
Das ist keine rechtskonforme Rechnung, die dem Umsatzsteuergesetz entspricht.
Wie eine Rechnung aussehen muss und was darauf zu stehen hat, ist gesetzlich geregelt.
Erstellt Etsy eine Rechnung für digitale Produkte?
Verkaufst du auf Etsy digitale Produkte und stellst diese auch als digitale Produkte ein, handelt Etsy als Reseller (=Wiederverkäufer).
Etsy erstellt beim Verkauf von digitalen Produkten eine Rechnung.
Etsy stellt die Rechnung direkt nach dem Kauf zum Download zur Verfügung.
Käufer finden sie in ihrem Etsy Kundenkonto und können sie sich bei Bedarf direkt herunterladen.
In dem Fall tritt Etsy als Verkäufer auf, berechnet und fordert die Umsatzsteuer vom Käufer und tritt als Verkäufer auf. Du verkaufst also an Etsy.
Du musst für den Verkauf von digitalen Produkten auf Etsy keine Rechnung erstellen an den Käufer.
Du kannst eine Rechnung an Etsy schreiben für den Verkauf von digitalen Produkten, damit deine Buchführung stimmt. Diese Rechnung sendest du Etsy nicht zu, du nutzt sie nur als Beleg für den Zahlungseingang für deine Buchhaltung.
Was gehört auf eine Etsy Rechnung für Kunden?
Das Umsatzsteuergesetz regel in § 14, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Rechnungen über einen Gesamtbetrag von 250 EUR inklusive Umsatzsteuer müssen folgende Angaben enthalten:
- Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name, Anschrift und gegebenenfalls Firma des Empfängers der Rechnung
- Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
- Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Angaben zu Art und Umfang der Waren oder Dienstleistungen
- Der Steuersatz und der Nettobetrag
- Der Umsatzsteuerbetrag und der Bruttobetrag
- Gründe für eine eventuelle Befreiung von der Umsatzsteuer. Meistens geht es hier um die Kleinunternehmerregelung.
Für die meisten Etsy Verkäufe dürfte die folgende Ausnahmeregelung zutreffen.
Bei Rechnungsbeträgen bis zu 250 Euro inklusive Umsatzsteuer genügt eine sogenannte Kleinbetragsrechnung. Die Kleinbetragsrechnung benötigt weniger Angaben:
- Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung
- Angaben zu Art und Umfang der Waren oder Dienstleistungen
- Das Brutto-Entgelt und der darauf anfallende Steuerbetrag in einer Summe
- Der Steuersatz und gegebenenfalls Gründe für eine Befreiung von der Umsatzsteuer
Achtung: Wenn du in Drittländer (Schweiz und außerhalb Europas) verkaufst, reicht die Kleinstbetragsrechnung nicht aus, du musst alle Pflichtangaben vermerken.
Ganz ehrlich: Ich empfehle dir für das Schreiben von Rechnungen ganz schnell ein Tool zu verwenden. Für Etsy VerkäuferInnen ist Billbee* die beste Wahl, denn nutzt du lexoffice* oder sevDesk* alleine kannst du zwar Rechnungen schreiben, doch du kannst lexoffice nicht direkt an Etsy anbinden.
Deshalb musst du alle notwendigen Daten für die Rechnungserstellung manuell übertragen und das ist viel zu zeitintensiv und fehleranfällig.
Ich kann mich noch sehr gut erinnern, als ich damals die manuelle Rechnungserstellung beendet habe und alles mit Billbee automatisierte. Die Zeitersparnis war unfassbar spürbar!
Musst du als Kleinunternehmer eine Rechnung für Etsy Kunden erstellen?
Auch wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest, musst du Rechnungen für deine Geschäftskunden ausstellen.
Für dich gelten auch alle oben genannten Pflichten zur Rechnungserstellung.
Nur die Umsatzsteuer darf du nicht in der Rechnung ausweisen.
Auf der Rechnung muss sich ein Hinweis zur Kleinunternehmerregelung befinden, zum Beispiel der Satz: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
Muss ich dem Käufer eine Rechnung zusenden oder ins Paket legen?
Wenn du auf Etsy verkaufst, hast du die Zahlung schon erhalten, bevor du die Ware versendest.
Der Käufer hat dafür einen Zahlungsbeleg und Angaben zu deinem Shop automatisch von Etsy per E-Mail erhalten.
Hat eine Privatperson etwas in deinem Shop bestellt, bist du prinzipiell nicht verpflichtet eine Rechnung zu erstellen.
Bei Geschäftskunden bist du verpflichtet, eine gesetzeskonforme Rechnung zur Verfügung zu stellen.
Blöderweise kannst du auf Etsy als Shop nicht erkennen, ob Kunden geschäftlich oder privat bestellen. Sie haben keine Möglichkeit, irgendwo ein Häkchen zu setzen, um das kenntlich zu machen.
Besteht der Kunde auf eine Etsy Rechnung, musst du diese zusenden. Ich würde mich hier auch nicht auf die Diskussion einlassen und nachfragen, ob der Kunde geschäftlich bestellt hat. Das ist unprofessionell in meinen Augen.
In dem Zusammenhang kommt häufig die Frage auf: Rechnung ins Paket, oder nicht?
Meiner Meinung nach solltest du jedem Etsy Käufer eine Rechnung für seine Bestellung zukommen lassen. Sie muss nicht zwingend im Paket mit der Ware liegen.
Eine ordentliche Rechnung zeigt deinem Käufer, dass er es mit einem seriösen Shop zu tun hat.
Rechnungen dienen als eindeutige Belege und so sind durch diese Dokumentation auch etwaige (Rechts-)Streitigkeiten besser zu händeln.
Erst auf Nachfrage die betreffende Rechnung herauszusuchen oder zu schreiben und zu versenden kostet deine wertvolle Zeit.
Du kannst nie wissen, ob jemand privat oder gewerblich bei dir eingekauft hat.
Das häufigste Argument gegen eine Papierrechnung im Paket ist die der Umweltschutzgedanke. Außerdem ist es möglich, dass die Lieferadresse nicht der Besteller, sondern ein Beschenkter ist.
Deshalb empfehle ich, den Rechnungsversand automatisiert einzurichten. Das geht wunderbar mit Billbee*. Mit der Mail kannst du auch gleich automatisiert die Versandinformation und die Trackingnummer verschicken. Das kommt bei Käufern sehr gut an und lässt dein Etsy Business super professionell aussehen.
Da ich selbst als Unternehmerin häufig auf Etsy einkaufe, kann ich dir sagen, wie nervig ich es finde, dass ich bei jedem zweiten Shop der Rechnung hinterherlaufen muss.
Diese Shops bekommen von mir eine red flag und ich bestelle dort kein zweites Mal.
Wann muss ich eine Etsy Rechnung mit Mehrwertsteuer (=Umsatzsteuer) erstellen?
Wendest du die Regelbesteuerung an und bist vorsteuerabzugsberechtigt, dann schreibst du eine Rechnung für physische Produkte beim Verkauf in Deutschland und der EU mit Ausweis der Umsatzsteuer.
Merkst du was? Ich schreibe ausdrücklich physische Produkte. Die Unterscheidung zwischen physischen und digitalen Produkten ist wichtig.
Wann muss ich eine Etsy Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellen?
Du stellst immer Rechnungen ohne Ausweis der Umsatzsteuer aus, wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest.
Sowohl als Kleinunternehmerin, als auch als Regelbesteuerte weist du bei Verkauf physischer Produkte in Drittländer keine Umsatzsteuer aus. Drittländer sind alle Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR), zum Beispiel die Schweiz, die USA, Australien und auch Großbritannien.
Verkaufst du in Drittländer, erhebst du dafür keine Umsatzsteuer.
Der Käufer zahlt die in seinem Land anfallende Steuer bei Erhalt der Ware, das ist nicht deine Aufgabe (analog Einfuhrumsatzsteuer in Deutschland).
So ist es lukrativ in Drittländer zu verkaufen.
Denn verkaufst du ein physisches Produkt zum Preis von 50 EUR an einen deutschen Etsy Käufer, dann musst du 7,98 EUR Umsatzsteuer (= 19 % von 50 EUR) an das Finanzamt abführen.
Verkaufst du denselben Artikel für dieselben 50 EUR an einen Schweizer Käufer, bleiben 50 EUR. Denn du musst von dem Betrag keine Umsatzsteuer abführen.
Eine Rechnung an Etsy Käufer in einem Nicht-EU-Ausland (Drittland) muss zwingend ein Hinweis auf die umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung enthalten laut 14.5 (20) UStAE. Dabei reicht eine Angabe in umgangssprachlicher Form aus, zum Beispiel „steuerfreie Ausfuhrlieferung“.
Verkaufst du digitale Downloads, dann wird es umsatzsteuerrechtlich ganz wild. Ich spare uns die Zeit, alle Details zu erklären. Für dich ist nur Folgendes wichtig: Verkaufst du digitale Produkte (die auch als digitale Produkte auf Etsy eingestellt sind) „verkaufst“ du an Etsy Irland als Zwischenhändler. Etsy ist ein Geschäftskunde.
In diesem Fall gilt die elektronische Dienstleistung als an dem Ort ausgeführt, von dem aus der Empfänger sein Unternehmen betreibt.
Es gilt das Reverse-Charge-Verfahren, was bedeutet, dass sich die Steuerschuldnerschaft umkehrt. Du stellst die Rechnung in diesem Fall ohne Umsatzsteuer aus und weist mit einem entsprechenden Zusatz auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft hin. Etsy meldet den Umsatz dann in Irland an und führt die Umsatzsteuer ab.
Bist du Kleinunternehmer i.S.d. § 19 UStG, kommt das Reverse-Charge-Verfahren nicht in Betracht, du stellst die Rechnung an Etsy ohne Umsatzsteuer mit dem Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung aus.
Tools zur Etsy Rechnungserstellung
Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass eines im Leben einer Unternehmerin ganz besonders knapp ist: Die Zeit. Deshalb gucke ich immer, wo ich Zeit sparen kann und was ich automatisieren kann.
Das ist bei der Einrichtung immer etwas aufwändig, aber spart langfristig jede Menge Zeit. Und Zeit kommt nun mal nicht wieder und kostet Geld, dein Arbeitsentgelt.
Deshalb empfehle ich zu automatisieren, was nur geht.
Das Erstellen von Etsy Rechnung ist ziemlich leicht und schnell zu automatisieren, mit Billbee*. Denke bitte nicht, dass Billbee ein Buchhaltungstool ist, nein es ist ein Auftragsabwicklungstool. Billbee* kannst du direkt an Etsy anbinden und alle Daten zu Produkten, Preisen und Kundenadressen werden automatisch übertragen. Weiter kannst du Billbee* an dein Buchhaltungstool anbinden (zum Beispiel lexoffice* oder sevDesk* oder BuchhaltungsButler) und so werden alle Ausgangsrechnungen, also die Rechnungen an deine Kunden, automatisch an dein Buchhaltungstool übertragen.
Gegen diese Belege kannst du dann deine Einnahmen buchen und hast eine blitzsaubere Buchhaltung.
Die Einnahmen importiert du mithilfe des Buchhaltungs-Exports der Kassenklingeln Tools.
Zusätzlich geht alles im Hintergrund und kostet dich keine Sekunde Zeit. Du kannst in Billbee* einstellen, dass die Rechnungen als PDF per E-Mail an die Etsy Käufer gesendet werden. Das ist professionell und nachhaltig und kundenfreundlich.
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