Buch­haltung & Auftrags­abwicklung für Etsy Ver­käufer

Viele Etsy Verkäufer meiden das Thema Buchhaltung.  Schade, denn gute Buchführung hilft gute Geschäftsentscheidungen zu treffen. Die Buchführung gehört einfach zum Unternehmertum dazu und Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. hier bekommt ihr einen Überlick zum Thema Buchführung, Auftragsabwicklung und Steuern für Etsy Shop Besitzer.

Vornweg kommt der Disclaimer: ich bin weder Steuerberater noch Rechtsanwalt und darf deshalb keine Beratung geben. Die folgenden Informationen sind für Etsy Verkäufer mit Sitz in Deutschland. Außerdem gehe ich immer von einer Firmierung als Einzelunternehmer aus.

Etsy & die Steuererklärungen

Als Etsy VerkäuferIn musst du ein Gewerbe anmelden und das schon vor der Eröffnung deines Shops.
Das Gewerbeamt informiert das Finanzamt automatisch über deine Gewerbeanmeldung. Das wird dich kurz danach kontaktieren und dir deine Steuernummer mitteilen.

Bist du selbstständig oder freiberuflich tätig, bist du zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet. Deine Etsy Einnahmen müssen in die Steuererklärung.
Die Frist dafür ist der 31.7. des Folgejahres., wenn du mit Steuerberater arbeitest, endet die Frist Ende Februar des übernächsten Jahres.


Auch wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest, musst du mindestens jährlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben.
Das Finanzamt wird dir mitteilen, ob und wie oft du eine Umsatzsteuer VORanmeldung abgeben musst. Meist verlangt es direkt nach Gründung monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen, aber ich habe schon von lokal unterschiedlich agierenden Finanzämtern gehört.
(Achtung: Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuer-Voranmeldung sind zwei unterschiedliche Meldungen)
Tipp: keine Angst vor dem Finanzamt. Bei Fragen immer anrufen. Ich habe bisher damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Beachte aber, dass die Mitarbeiter des Finanzamtes nur Auskunft geben dürfen, sie dürfen nicht beraten. Dafür ist der Steuerberater zuständig.

Kleinunternehmerregelung oder nicht

Die meisten Etsy Verkäufer starten ihren Shop als Nebenerwerb und nutzen die Kleinunternehmerregelung.  
Die Kleinunternehmerreglung bietet einige Vorteile:
– weniger bürokratischer Aufwand/ keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung
– günstigere Preise durch Netto-Betrag* (nur für Privatkunden relevant)
– leichterer Start für nebenberufliche Gründer
– vereinfachtes Rechnungswesen

* Auch wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest, kann ich nur dringend dazu raten direkt die 19 % Umsatzsteuer mit einzukalkulieren. Denn wenn dein Shop wächst und du plötzlich die Regelung nicht mehr nutzen kannst, wird es schwer den Kunden die massive Preissteigerung zu erklären.

Die Kleinunternehmerreglung hat aber auch Nachteile:
– Vorsteuer kann nicht abgezogen werden, du zahlst für dein Material die brutto Preise
– weniger attraktiv für Geschäftskunden auch wegen fehlendem Vorsteuerabzug
– Umsätze müssen immer ganz genau beobachtet werden, damit du die Grenze nicht verpasst
– kein nennenswerter steuerlicher Vorteil
– Gefahr von Nachzahlungen der Umsatzsteuer aufgrund Reverse-Charge Verfahren
– wirkt weniger professionell

Etsy und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr)

Seit dem 1.7.2021 gilt für Marktplatzbetreiber die Pflicht, dass sie nachweisen können müssen, dass ihre Händler steuerlich registriert sind. Diese Nachweispflicht erfolgt über die USt-IdNr.
Ebay und Amazon haben die Hinterlegung der Nummern für ihre Händler zur Pflicht gemacht. Etsy noch nicht – entgegen der Rechtslage.

Umsatzsteuer-Identnummer und Kleinunternehmerregelung


Die USt-IdNr sagt nichts über deinen Status als Kleinunternehmer aus. Du verlierst mit der Identnummer nicht den Status als Kleinunternehmer.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragst du hier.

Was ist die Folge der Hinterlegung der USt-IdNr?

Nutzt du die Kleinunternehmerreglung und hast die USt-IdNr NICHT bei Etsy hinterlegt hast du es relativ einfach. Etsy stellt die Gebührenrechnung inklusive der 19 % Umsatzsteuer aus und führt die Umsatzsteuer automatisch an das Finanzamt ab. Quelle: BMWi

Hast du die USt-IdNr hinterlegt , berechnet dir Etsy die Nettogebühren, ohne deutsche Umsatzsteuer. Du hast die Pflicht die Umsatzsteuer abzuführen. Das nennt man Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (englisch: reverse charge, dt. auch Steuerschuldumkehr).

Das Reverse Charge Verfahren für Etsy Verkäufer

In verständlichen Worten bedeutet das Reverse-Charge Verfahren für Etsy Verkäufer, dass du selbst die fehlende Umsatzsteuer an dein örtliches Finanzamt zahlen musst. Das sind 19 % auf alle Etsy Gebühren. Du meldest den Betrag der Nettogebühren über die Umsatzsteuererklärung und das Finanzamt wird einen Bescheid über die abzuführende Umsatzsteuer erstellen.

EÜR – Einnahmenüberschussrechnung für Etsy Verkäufer

Die Einnahmenüberschussrechnung dient dem Finanzamt als Grundlage für die Besteuerung. Denn natürlich muss du auf deine Einnahmen aus Etsy Verkäufen auch Steuern zahlen.

Die Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR, nach § 4 Abs. 3 EStG ist eine vereinfachte Methode zur Gewinnermittlung für dein Unternehmen. Sie wird auch ‚einfache Buchführung‘ genannt. Sie trägt den Titel Anlage EÜR und basiert auf Belegen – also Rechnungen, Quittungen, Kassenbons usw.

In der Einnahmenüberschussrechnung stellst du alle Einnahmen und Ausgaben gegenüber und errechnest so den Gewinn (oder Verlust) des jeweiligen Geschäftsjahres.

Einnahmen – Ausgaben = Gewinn bzw. Verlust

Diese Methode der einfachen Buchführung darfst du bis zu einem Jahresumsatz von 600 000 EUR oder einem Jahresgewinn von 60 000 anwenden.

Hier findest du eine genaue Erklärung zur EÜR und sogar eine Excel Vorlage zum Download.

Aber Achtung! Die EÜR im Excel Format ist nicht GOBD konform.

Huch, was ist das denn schon wieder?‘ denkst du bestimmt. Das sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Puh.
Einfach ausgedrückt:  du musst sicherstellen, dass alle Belege nachvollziehbar sind und unveränderbar.
Alle Steuerpflichtigen sind gleichermaßen verpflichtet, die GOBD zu erfüllen, auch Kleinunternehmer.

Das bedeutet GOBD-konform

Alle Unterlagen, Dokumente und Belege, die zum Verständnis und zur Prüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sein können, musst du nach diesen Vorgaben aufbewahren.

Richtigkeit: du musst sicherstellen, dass alle Daten, alle Buchungen richtig sind.

Nachvollziehbarkeit*: Achte unbedingt darauf, dass deine Aufzeichnungen und Buchungen stets nachvollziehbar sind. Keine Buchung ohne Beleg.

Nachprüfbarkeit*: Dritte müssen sich innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens einen Überblick über deine Geschäftsvorfälle und die Lage deines Unternehmens verschaffen können.   

Unveränderbarkeit: Es ist untersagt, Einträge nachträglich zu verändern. Du musst sicherstellen, dass der ursprüngliche Inhalt nach wie vor erkennbar ist, sofern du Korrekturen vornehmen musst.

Sicherheit: Du musst gewährleisten, dass alle Daten vor Verlust und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Aufbewahrung: Du bist dazu verpflichtet, alle elektronisch eingegangenen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch in derselben Form zu archivieren. Die Aufbewahrungspflicht beträgt zehn Jahre.

Mit der Neufassung der GOBD 2019 musst du elektronisch erstellte geschäftliche Belege außerdem ab sofort unveränderbar digital aufbewahren.

*Wegen diesen vier Gründen genügt es nicht die Auszahlung von Etsy Payment auf dein Girokonto als Einnahme zu verbuchen. Auf die Art würdest du Einnahmen und Ausgaben vermanschen, das ist nicht GOBD konform.

Beleg für die Einnahmen als Etsy Verkäufer

Wenn du keine Rechnungen schreibst, kannst du gegenüber dem Finanzamt die Einnahmen aus deinem Etsy Shop auf zwei Arten belegen:

Variante 1: die monatliche CSV Datei mit allen Einnahmen und Ausgaben, die du in deinem Etsy Shop Manager findest.
Shop Manager -> Finanzen -> monatliche Abrechnung

Variante 2: die CSV Datei welche nur die Bestellungen enthält.
Shop Manager -> Einstellungen -> Optionen -> Reiter oben: ‚Daten herunterladen‘
Wähle bei der Art der CSV-Datei ‚Bestellungen‘ und lade dann die monatliche oder auch die jährliche Übersicht herunter.

Beleg für die Ausgaben als Etsy Verkäufer

Monatliche Rechnungen von Etsy, die findest du im Shop Manager unter Finanzen -> monatliche Abrechnungen dann musst du ein wenig suchen und auf ‚Herunterladen‘ klicken.
Etsy

Die Rechnung, die du als PDF herunterlädst belegt alle Ausgaben für die Etsy Gebühren.

Weitere Ausgaben sind die Rechnungen und Quittungen, die du von deinen Lieferanten erhältst für das Material etc. das du einkaufst.

Müssen Etsy Verkäufer eine Rechnung schreiben?

Nach Umsatzsteuerrecht gilt KEINE Pflicht zur Rechnungserteilung bei sonstigen Leistungen gegenüber privaten Empfängern. An Unternehmer jedoch schon.

Etsy Rechnung an Käufer

Etsy stellt keine Rechnung an Käufer aus. Der Beleg, den man als Käufer erhält ist keine ‚echte‘ Rechnung. Eine Rechnung muss verschiedene Pflichtangaben nach § 14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UstG)  enthalten. Zur weiteren Lektüre empfehle ich diesen Artikel. Die Belege, die Etsy erstellt musst du nicht aufbewahren. Sie sind als Nachweis für das Finanzamt irrelevant, weil sie die notwendigen Pflichtangaben nicht enthalten.

Ausnahme:

Verkaufst du digitale Downloads und überlässt die Lieferung der Leistung Etsy, dann erstellt Etsy eine Rechnung. Etsy weist die Umsatzsteuer aus und führt sie auch an die deutschen Behörden ab. Du schreibst eine Rechnung über den Netto-Betrag an Etsy als Beleg für deine Einnahme.

Das waren nun die wichtigsten Informationen bezüglich der Buchhaltung für Etsy Verkäufer. Theoretisch genügt also die EÜR, die Einnahmen weist du über die CSV Dateien nach und die Ausgaben über die Rechnungen, die dir gestellt werden. Du machst einmal im Jahr die Einkommensteuererklärung und die Umsatzsteuererklärung. Dazu nach Vorgabe deines Finanzamtes die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich.

Das ist die einfache Art der Buchhaltung für Etsy  Verkäufer.
Du musst nur noch eine Lösung finden deine Belege gesetzeskonform (als PDF/A) zu archivieren und sicher für 10 Jahre aufzubewahren.

Spätestens an diesem Punkt kommen die Buchhaltungsprogramme ins Spiel. Die machen das nämlich für dich.

Auftragsabwicklung und Buchhaltungsprogramme für Etsy Verkäufer

Ich starte mit Billbee, wobei Billbee eigentlich kein Buchhaltungsprogramm ist, sondern ein Tool zur Auftragsverwaltung, Artikelverwaltung und zur Automatisierung. Alle Kundendaten sind in Billbee gesichert.

Über Billbee werden alle Bestellungen aus den verschiedenen Plattformen gesammelt, Lieferscheine und Rechnungen erstellt. Billbee lässt sich an verschiedene Versanddienstleister anbinden, so dass das lästige Einloggen in die Portokasse o.ä. entfällt.
Über Billbee kannst du automatisch Nachrichten an Kunden versenden, die Trackingnummern zu Etsy übertragen und Downloadprodukte automatisiert zur Verfügung stellen.

Kombiniert habe ich Billbee mit Lexoffice. Lexoffice ist das eigentliche Buchhaltungsprogramm. Mit Lexoffice könntest du auch Rechnungen erstellen, aber da es sich nicht an Etsy anbinden lässt, habe ich das nie getestet. Lexoffice sorgt für die GOBD konforme Ablage deiner Belege. Mit Lexoffice führst du deine Bücher und du kannst die Umsatzsteuermeldungen, die EÜR und die zusammenfassende Meldung über das Programm abwickeln.

Ich nutze Lexoffice außerdem als Datenbank. Dort sind mittlerweile Lieferanten und Einkaufspreise aus mehreren Jahren abgelegt. Manches Material oder Maschinen kaufe ich eher selten, natürlich interessiert mich der alte Preis. Ich muss ja wissen, ob die Kalkulation noch stimmt. Ein Blick in Lexoffice und ich habe alle Daten.

Das Gleiche bietet auch sevdesk. Ich habe sevdesk für 1 Jahr genutzt, persönlich gefällt mir Lexoffice* besser, aber ich muss fairerweise sagen, dass beide Tools Vor- und Nachteile in der Funktionalität haben, der Unterschied ist minimal.
Bist du Kleinunternehmerin? Dann empfehle ich sevdesk*.
Mit Lexoffice* kannst du als Kleinunternehmerin keine Umsätze buchen, für welche du die Umsatzsteuer schuldest (z. B. die Etsy Gebühren, welche du im Reverse-Charge-Verfahren abführen musst, sofern du Kleinunternehmerin bist und die Umsatzsteuer-Identnummer im Etsy Shop Manager hinterlegt hast).

Kosten für Billbee

Die Kosten für Billbee sind Auftragsabhängig. 10 Aufträge kosten 5 EUR, 100 Aufträge pro Monat kosten 24 EUR. Der Grundbeitrag pro Monat beträgt immer 1 EUR.

Kosten für Lexoffice

Lexoffice verlangt für die Version ‚Buchhaltung & Berichte‘ 12,28 EUR pro Monat im Jahresabo netto. Die ersten 30 Tage sind kostenloser Testzeitraum.
Bist du Kleinunternehmerin? Dann empfehle ich sevdesk*.

Kosten für sevdesk*

15,90 EUR pro Monat im Jahresabo netto. Die ersten 3 Monate sind geschenkt.

Wann lohnt der Umstieg zu den professionellen Tools?

Die Frage kann ich dir nicht beantworten. Das kommt auf deine Schmerzgrenze an.

Wenn du deinen Etsy Shop erst gestartet hast und erst ein paar Bestellungen pro Monat hast wäre der Einsatz dieser Tools bestimmt übertrieben. Aber irgendwann kommst du an einen Punkt, an dem der Aufwand für Auftragsabwicklung und Buchführung für deinen Etsy Shop so viel Zeit einnimmt, dass du dich nicht mehr aus das Wesentliche fokussieren kannst.

Ich agiere immer nach zwei wichtigen betriebswirtschaftlichen Regeln: dem 20/80 Prinzip, auch als Pareto Prinzip bekannt, und den Opportunitätskosten.

Als Opportunitätskosten bezeichnet man einfach gesagt den entgangenen Nutzen einer nicht gewählten oder nicht realisierbaren Handlungsalternative.
AHA.

Nutzt du Billbee* und Lexoffice* nicht, wählst du dafür die manuelle Buchhaltung. Du entscheidest dich dafür, das Porto manuell zu kaufen, Trackingnummern manuell einzupflegen, eine Excelliste für die EÜR zu schreiben. Deine Umsatzsteuererklärung manuell bei Elster zu erstellen. Das kostet alles Zeit und du läufst Gefahr, dass es nicht konform der gesetzlichen Richtlinien ausgeführt ist.
Zeit ist Geld. Als Unternehmer ist das besonders spürbar.

Sagen wir mal dein Stundenlohn beträgt 50 EUR kalkulatorisch. Du kennst deinen Stundenlohn doch?
Eine Stunde Buchhaltung und Auftragsabwicklung kosten dich also 50 EUR, wenn du es manuell machst. Dafür sparst du ein paar Euro an Gebühren für die Tools.

Für welchen Wert kannst du in derselben Zeit Ware fertigen? Für 100 EUR?
Würdest du nicht lieber für 100 EUR Ware fertigen und ein paar Euro an Tools zahlen anstatt KEINE 100 EUR Warenwert schaffen?

Tipp: Nimm regelmäßig die Zeit auf bei den verschiedenen Tätigkeiten, ich wette du unterschätzt den Zeitaufwand enorm. Dafür eigent sich das kostenlose Tool Toggl.

Die Zeit, die ich mit der automatischen Rechnungserstellung und der Buchführung spare, ist unbezahlbar.
Das war für mein Unternehmen ein richtiger Gamechanger. Ich konnte mich auf die Dinge konzentrieren, die mein Geschäft voranbringen, anstatt Stunden mit Papierkram zu verschwenden. Und ich mache Buchhaltung eigentlich gerne.

Spätestens ab dem Punkt an dem du deine Produkte über mehr als eine Plattform verkaufst empfehle ich unbedingt ein Tool zur Auftragsabwicklung und zur Buchführung einzubinden. Du hast viel besseren Überblick über deine Daten. Du siehst, wo der meiste Umsatz generiert wird, wo deine Kunden das erste, zweite, dritte Mal kaufen. Mit dem Tool stellst du sicher, dass deine Rechnungen über einen geschlossenen Nummernkreis verfügen und alles ist GOBD konform.

Auftragsabwicklung und Buchführung am praktischen Beispiel:

Billbee
So sieht der Datenaustausch für Buchhaltung und Auftragsabwicklung für mein Unternehmen aus. Zentraler Punkt ist Billbee.

Nachteile

Der nervige Nachteil mit Etsy ist, dass die CSV Liste sich nicht ohne weitere Bearbeitung zu Lexoffice* und ebenso wenig zu sevdesk* hochladen lässt.
Die muss man erst manuell sortieren. Deshalb habe ich ein Tutorial geschrieben, mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung. Das findest du hier.

Und wie machen Etsy Verkäufer ihre Buchhaltung richtig?

Das ist die schwerste aller Fragen. Wenn dir das Thema Buchhaltung so gar nicht liegt, rate ich unbedingt den Kontakt zu einem Steuerberater zu suchen. Sei es nur für ein Erstgespräch zur Information. Bitte verlasse dich nicht auf die Infos aus irgendwelchen Foren und Facebookgruppen.

Auch ich erhebe nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Meine Informationen hier stammen aus meinem Studium der Betriebswirtschaftslehre, gepaart mit jahrelanger praktischer Erfahrung und Rücksprachen mit meiner Steuerberaterin.

Wichtig ist, dass du die gesetzlichen Anforderungen kennst, damit du nicht plötzlich in eime bösen Traum glaubst, wenn ein unangenehmer Brief vom Finanzamt ins Haus falttert. Die Umsetzung praxisnah zu halten bleibt dir überlassen.

46 Antworten

  1. Hallo Dagmar
    In der EÜR muss man den Umsatz inklusive der Versandkosten angeben? Sind in der CSV Datei Bestellungen die Versandkosten mit enthalten? Für die Umsatzsteuervoranmeldung entnehme ich die Angaben dann auch aus der Datei Bestellungen plus die Rechnung von Etsy über die Gebühren?
    Wenn ich die CSV Datei über Exel Aufrufe, ersucht sie sehr unübersichtlich und ohne Gesamtsumme.Muss man sie mit Exel noch bearbeiten?
    Gruß Sandra

    1. Hallo Sandra,
      genau, du gibst den Umsatz inklusive Versandkosten an, denn das sind ja auch Einnahmen. In der CSV sind die Versandkosten die du dem Kunden berechnest enthalten.

      Die Antwort auf Frage 2 ist von folgenden Fragen abhängig:
      – wendest du die Kleinunternehmerregelung an?
      – hast du eine USt-IdNr hinterlegt?
      – machst du eine einfache EÜR?

      Und ja, die CSV muss bearbeitet werden, damit du die Spalten gut summieren kannst. So ist sie sehr unübersichtlich.

      Liebe Grüße
      Dagmar

      1. Hallo Dagmar
        Ja ich wende die Kleinunternehmerregelung an und habe die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei Etsy hinterlegt. Ich brauche nur die EÜR machen.
        Gruß Sandra

  2. Was muss denn bei der CSV Datei bearbeitet werden in Exel und gibt es dafür eine Anleitung?
    Gruß Sandra

  3. Hallo 🙂
    Danke für deinen Text. Mir ist nicht ganz klar. Ist es denn jetzt ein Problem, wenn man die Umsatzsteuer-Identnummer nicht eingibt? Auf dieser Seite habe ich gelesen, dass man sich die Umsatzsteuer wieder zurückholen kann. Da sie ja fälschlicherweise abgeführt wird. (Quelle: https://www.existenzgruender.de/SharedDocs/BMWi-Expertenforum/Steuern/Finanzamt/Handel-ueber-Etsy-Fragebogen-zur-Steuerlichen-Erfassung-wie-ausfuellen.html. )

    Wie ist deine Erfahrung dazu? Ist das schwierig, wenn man das ohne Steuerberater macht?

    Du hast auch geschrieben, dass man die Umsatzsteuer mit einberechnen soll. Das heißt, teurer anbieten?

    Ab welcher Verkaufszahl würdest du denn so ein Steuersystem wie LexOffice oder Ähnliches empfehlen?

    Liebe Grüße und danke 🙂

    1. Hallo Lina,

      nein es ist nicht schlimm, die Umsatzsteuer IdNr bei Etsy nicht zu hinterlegen, da Etsy in der Pflicht ist gegenüber den Finanzbehörden nachzuweisen, dass die Händler des Marktplatzers steuerlich registriert sind. Da Etsy die Verkäufer bisher nicht aktiv auffordert die Ust-IdNr. zu hinterlegen, kannst du das abwarten (meiner Ansicht nach)
      Und die Umsatzsteuer ‚zurückholen‘ kannst du nur, wenn du NICHT die Kleinunternehmerregelung anwendest. Die Fragestellerin in dem Link bringt da leider etwas durcheinander. Nur weil du die Kleinunternehmmeregelung anwedenst, bedeutet das nicht, dass du keine Umsatzsteuer zahlen musst. Ganz im Gegenteil, du musst auch als Unternehmerin die Umsatzsteuer zahlen.

      Nur wenn du Vorsteuerabzugsberechtigt bist, kannst du die gezahlte Umsatzsteuer gegen die eingenommene Umsatzsteuer gegenrechnen.

      Ja, mit einberechnen meine ich dass du die Umsatzsteuer in deiner Kalkulation von ANfang an berücksichtigen solltest, auch wenn du (noch) die Kleinunternehmerregelung anwendest.

      Das muss jeder Verkäufer für sich selbst entscheiden, aber ab 300/400/500 Verkäufen im Jahr wird so eine Excel Tabelle schon sehr unübersichtlich. Außerdem ist sie nicht GOBD konform.

      Liebe Grüße
      Dagmar

      1. Hi, reicht es denn nicht, die Auszahlungen von Etsy mit in die EÜR aufzunehmen? Da Etsy doch das komplette Payment für mich übernimmt, ist steuerlich nur das relevant, was Etsy an mich auszahlt. Die einzelnen Verkäufe fassen sich ja darin zusammen.
        Liebe Grüße
        Martin

        1. Hallo Martin,
          verkaufst du physische oder digitale Produkte?

          Für physische Produkte reicht das nicht, weil es nicht GOBD konform ist. Das bedeutet nämlich, dass jeder Geschäftsvorfall nachvollziehbar sein muss und schliesst Verrechnungen aus. Du würdest aber auf diese Art und Weise Geschäftsvorfälle verrechnen.
          Sprich am besten mit deinem Steuerberater darüber. Am Ende sollte es praktikabel sein aber trotzdem den Anforderungen des Finanzamtes genügen.
          LG Dagmar

          1. Aber würde s es reichen, wenn ich nur digitale Produkte verkaufe? Ist dann etsy quasi der reseller ähnlich wie bei digistore24?

          2. Ich meinte das bezogen auf diese Ausgangsfrage: „ Hi, reicht es denn nicht, die Auszahlungen von Etsy mit in die EÜR aufzunehmen? Da Etsy doch das komplette Payment für mich übernimmt, ist steuerlich nur das relevant, was Etsy an mich auszahlt. Die einzelnen Verkäufe fassen sich ja darin zusammen“

            Deswegen meine frage, ob es so ausreichen würde, wenn ich nur digitale Produkte verkaufe.

          3. Ja, wenn du ausschliesslich digitale Produkt verkaufst reicht das. Du schreibst dann nur eine Nettorechnung in Höhe der Auszahlungen an Etsy als Rechnungsempfänger.

          4. Hallo Dagmar,

            ich verkaufe ausschließlich digitale Produkte bei Etsy – Etsy schreibt in dem Fall die Rechnungen an die Käufer selbst.

            Wenn ich dich richtig verstanden habe, dann kann ich tatsächlich sämtliche Ausgaben, die Etsy mir abzieht (Transaktionsgebühren, Einstellgebühren, Ads Etsy offsite Ads etc.) buchhalterisch vernachlässigen und brauche nur die besagte Netto-Rechnung an Etsy schreiben, über das was ich an mich auf mein Bankkonto auszahle? Das wäre ja tatsächlich super.

            Dann wäre ja ein CSV Import auch völlig unnötig, richtig ?

            Liebe Grüße,
            Tim

          5. Hallo Tim,

            ja genau so ist es, das mache ich nach Rücksprache mit meiner Steuerberaterin ebenso.

            Das geht mal richtig einfach 🙂

            LG Dagmar

          6. Hallo Dagmar,

            ich bins nochmal 🙂

            Du schriebst in Antwort an Tim:
            „ja genau so ist es, das mache ich nach Rücksprache mit meiner Steuerberaterin ebenso.

            Das geht mal richtig einfach 🙂“

            Das ist irgendwie fast zu schön um wahr zu sein.😆 Jedenfalls sitze ich gerade und will meine ersten Etsy Umsätze verbuchen…wie gesagt, alles Verkäufe aus rein digitalen Produkten, aber ich möchte mich gerne etwas absichern und suche dafür eine passende Steuerberaterin…könntest du mir deine empfehlen? Ich habe nämlich schon etwas rumtelefoniert, aber es ist gar nicht so einfach einen Steuerberater zu finden, dem dieser Sachverhalt bereits bekannt ist. Das wäre super nett.

  4. Hi, danke dir erstmal für deinen sehr hilfreichen Artikel! Ich habe eine ähnliche Frage, nämlich: habe ich das richtig verstanden, dass wenn man die Kleinunternehmerregelung anwendet, man zwar keine USt in seinen Rechnungen ausweist, aber selbst trotzdem die 19% USt ans Finanzamt abführen muss? Der Begriff „Umsatzsteuerbefreit“ klingt dabei so irreführend. In deinem Abschnitt „Was ist die Folge der Hinterlegung der USt-IdNr?“ klingt es ja so, als müsste man so oder so die 19% ans FA abführen, obwohl man sie bei den verkauften Artikeln gar nicht eingenommen hat. Kannst du mir hier weiterhelfen?

    Vielen Dank und liebe Grüße! 🙂

    1. Hallo Paula,
      als Kleinunternehmerin weist du keine Ust auf deinen Rechnungen aus, das ist richtig.
      Und da du keine Umsatzsteuer ausweist, also vom Kunden einsammelst, musst du sie natürlich auch NICHT an das Finanzamt abführen.

      In meinem Abschnitt „Was ist die Folge der Hinterlegung der USt-IdNr?“ geht es um die Rechnungen von Etsy an DICH. Sobald du die Ust hinterlegst stellt Etsy dir eine Rechnung OHNE USt aus (weil es eine Lieferung unter Unternehmern innerhalb der EU ist). Du bist aber als Kleinunternehmer nicht davor befreit die Umsatzsteuer zu zahlen, für Leistungen die an dich erbracht werden. Diese musst du zahlen. Also musst du dann zum Finanzamt sagen ‚hey, ich habe da eine netto Rechnung bekommen, dafür schulde ich euch noch die Ust..‘ und das geschieht über die Umsatzsteuermeldung am Jahresende.

      LG Dagmar

      1. Hallo Dagmar,

        Ich falle unter die Regelung des Kleinunternehmers, wegen der „niedrigen“ Einnahmen. Auch ich verkaufe über Etsy und hab begriffen, dass ich die Gebühren (Rechnung Etsy) zusammen zählen muss und mit 19% Angebe bei Reverse Charge glaub 13b. Als KU entfällt doch für mich die Zentrale Meldung oder? Wie muss ich aber die Vorsteuer angeben und wo bzw. Kläre ich die jährliche Abgabe mit dem Finanzamt oder mit wem?

        1. Hallo Vanessa,
          auch unter Anwendung der Kleinunternehmerregelung musst du einmal jährlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben.
          In dieser gibst die Beträge an.

          Liebe Grüße
          Dagmar

  5. Ich wollte fragen, für physische Waren muss man die Rechnungen nur über den Nettobetrag schreiben, ohne Steuern und Zölle, die Etsy für verschiedene Länder erhebt?

  6. Hallo Dagmar,
    vielen Dank für Ihre Antwort.
    Ja, ich verkaufe ins Ausland. Und auf mein Zahlkonto Etsy kommt der Bruttobetrag (Preis des Produkts zuzüglich Umsatzsteuer oder Zollgebühren des Landes, in dem ich das Produkt verkauft habe).
    Ausserdem, Ich denke, der Käufer wird überrascht sein, wenn ich ihm eine Rechnung mit einem Nettobetrag schicke oder?
    Liebe Grüße
    Galina

    1. Hallo Dagmar,
      Ich habe eine frage wegen den Monatlichen Abrechnungen, und zwar stimmen meine monatlichen Abrechnungen nicht mit den Zahlen in meiner CSV über ein (habe mir deine Anleitung gekauft und nach dieser bearbeitet) was mir aufgefallen ist das Sie nur in Monaten wo ich in Länder verkaufe wo etsy Sales Tax berechnet nicht stimmen.
      Dachte mir vlt kannst du mir weiterhelfen welche zahlen ich für meine Buchhaltung verwenden soll, die auf der Monatlichen Rechnung oder die in der CSV Datei.
      Gruß Martin

      1. Hallo Martin,

        ja Etsy weist auf der CSV den Betrag inklusive der vom Käufer vereinnahmten Steuern aus, diese Steuer zahlt Etsy aber nicht an dich als Verkäufer aus, sondern führt sie an die Behörden des entsprechenden Landes ab. Sehr nervig dass das nicht separat als Ausgabe wieder auf der CSV auftaucht. Ich verbuche das als Differenz aus Währungsumrechnung. Nicht schön, aber praktikabel nicht anders lösbar. In der Spalte Netto ist die Steuer abgezogen. Die kann man aber nicht importieren, da wäre noch mehr Durcheinander.
        Liebe Grüße
        Dagmar

  7. Hallo Dagmar,

    vielen Danke für deine ausführliche Dokumentation.

    Meine Frage ist bzgl. der abgeführten Umsatzsteuer:
    Etsy erhebt auf Verkäufe nach EU-Länder die Umsatzsteuer. Weiterhin steht im Bereich Zahlkonto im Abschnitt ‚Vom Käufer gezahlte USt. (Abgeführt)‘:
    „Der Betrag an Umsatzsteuer, den deine Käufer:innen bezahlt haben und den Etsy eingezogen und an Steuerbehörden abgeführt hat.“
    (Diese Übersicht gibt es glaube erst seit 01.01.2022. Aber die USt. erhebt Etsy doch auch schon im 2021 auf die Verkäufe nach EU-Länder).

    Nun meine Frage: muss ich die Umsatzsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung überhaupt anmelden und an das Finanzamt abführen, wenn das scheinbar Etsy schon macht?

    Viele Grüße,
    Gleb

  8. Hallo Dagmar!
    Ich sitze gerade an meiner Umsatzsteuervoranmeldung und bin total überfordert damit…leider ist es Samstag und ich muss die Anmeldung bis Montag gemacht haben. Mein Problem ist das ich nicht weiß in welche Zeile ich die USt freien Etsygebühren eintragen muss… Ich hab ein Kleinunternehmer und verkaufe grobgesagt Schmuck. Vielleicht kannst du mir ja Weiterhelfen 🙈.

    LG,
    Marie

    1. Hallo liebe Marie,
      danke für deinen Kommentar.
      Ich teile super gern und super viel Wissen kostenlos auf dem Blog hier, auf Instagram und im Podcast.

      Aber ich hoffe du hast Verständnis dafür, dass ich weder eine kostenlose Steuerberatung biete, noch 24/7 im Einsatz bin.

      Liebe Grüße
      Dagmar

  9. Hallo Dagmar,
    tausend Dank für die tollen Infos, die du bereitstellst. Ich versuche mich gerade zwischen lexoffice und sevdesk zur Anbindung an billbee zu entscheiden und mir ist eine Sache aufgefallen: bei lexoffice steht :Zahlungsabgleich:
    Rechnungen, die zu Lexoffice übertragen werden, können nicht automatisch als bezahlt übertragen werden. Der Zahlungsabgleich muss bei Lexoffice direkt erfolgen. Da aber ja bei Verkauf über etsy die Rechnungen als bezahlt in billbee ankommen, wie soll man dann einen Zahlungsabgleich bei Lexoffice machen? Muss man dort dann nochmal manuell zuordnen? Oder habe ich einen Denkfehler. Ist das bei sevdesk dann auch so, denn dort kann man ja wohl angeben ob der Zahlungsabgleich bei billbee oder sevdesk stattfinden soll.
    Es wäre toll, wenn du mir deine Erfahrung mitteilen könntest. Ich möchte es natürlich so „automatisiert“ wie möglich und da du dich ja für lexoffice entschieden hast, frage ich mich, was da der Vorteil ist.
    Danke und liebe Grüße, Ines

    1. Hallo Ines,

      ich bin mir nicht sicher, ob wir das selbe meinen, aber ja in Lexoffice musst du die Zahlungseingänge Belegen zuordnen (oder als Einnahme kategorisieren). Lexoffice wirbt zwar damit, dass das maschinell geschieht, aber fairerweise muss man sagen, dass das eher schlecht als recht funktioniert.

      Was sevdesk da mittlerweile macht weiß ich nicht und weiß aus deiner Frage nicht genau, ob du das meintest.

      Ich habe mich vor drei Jahren für den Wechsel zu Lexoffice entschieden, weil mich sevdesk einfach nur genervt hat, war super langsam, die Bankanbindung hat permanent nicht funktioniert und einige andere Sachen auch. Mittlerweile haben sich beide Tools weiter entwickelt. Wie ich in dem Artikel geschrieben habe: am besten einfach testen und seine Vorliebe wählen, beide Tools nehmen sich nicht viel.

      Liebe Grüße
      Dagmar

    2. Hallo Dagmar,
      Ich möchte digitale Produkte verkaufen über etsy. Ich schreibe ja dann die Rechnung an etsy ohne Umsatzsteuer und mit der Kleinunternehmerregelung – habe ich das richtig verstanden? Die Rechnung ist dann in der Höhe des tatsächlich ausgezahlten Betrages oder welchen Betrag muss ich da eintragen?
      Muss ich die Rechnung an etsy übersenden oder ist diese einfach nur für mich und das Finanzamt?

      1. Hallo liebe Galina,

        herzlichen Dank für deine Anfrage.
        Buche dir doch hier gerne einen Termin, dann kann ich dir das in Ruhe erklären.

        Die Vorgehensweise ist zu komplex, um sie in einem Kommentar abzuhandeln.

        Noch lieber würde ich dir eine Beratung bei einem Steuerberater ans Herz legen. Spare bitte nicht an dieser Stelle, indem du dir steuerliche Ratschläge im Internet zusammensuchst. Der Sachverhalt ist sehr komplex, weil hier mehrere Faktoren berücksichtigt werden müssen: Verkauf von digitalen Artikeln, Wohnort des Käufers, Kleinunternehmerregelung, Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOBD) sind nur ein paar Stichworte.

        Liebe Grüße
        Dagmar

  10. Hallo Dagmar,

    zu allererst vielen Dank für dein Gebührenauflistungstutorial. Das hat mich durch die letzte Buchführung gebracht! Aber leider verzweifel ich diesen Monat wieder… Liegt es an den Änderungen oder einfach daran, dass ich mehr Verkäufe getätigt habe? Ich weiß es nicht… Aber wie macht man das denn mit den Rückstellungen und späteren Auszahlungen, die in der CSV-Datei aufgeführt sind… Mir schwirrt der Kopf und mein Steuerberater hat leider auch keine Etsyerfahrung. Wird es dafür vielleicht ein update im Tutorial geben?

    1. Hallo Isabell,

      ja ich plane eine Erweiterung, weiß aber noch nicht genau, wann.

      Du führst Etsy eigentlich wie ein Girokonto und dann hast du auch keinen Stress mit den Rücklagen und Auszahlungen, die Auszahlungen behandelst du dann als Geldtransit von einem Konto auf das andere.

      LG Dagmar

  11. Hallo Dagmar,
    dein Tutorial zur Buchhaltung ist echt mega hilfreich. Vielen Dank dafür 🙂
    Allerdings gibt es für mich noch 2 offene Fragen bzgl. der Zuordnung von Belegen:

    1) Die Zahlungen aus dem „Etsy-Lexoffice“ Konto würde ich den Rechnungen aus Billbee zuordnen. Hast du da einen Trick wie eine automatische Zuordnung erfolgen kann?

    2) Welchen Beleg ordnest du den Ausgaben(Gebühren) zu? Die USt. Abrechnung? Oder die CSV-Datei als Beleg?

    Beste Grüße aus Hannover
    Johannes

  12. Hallo Dagmar,
    ich habe eine Frage zu deiner Textstelle bei digitalen Produkten:
    „Du schreibst eine Rechnung über den Netto-Betrag an Etsy als Beleg für deine Einnahme.“

    Wie kann ich das verstehen ? Etsy schickt doch einmal im Monat/wöchentlich eine Gesamtabrechnung mit allen Verkäufen und den entsprechenden Gebühren. Diese Abrechnung kann ich dem Finanzamt doch vorlegen und muss somit keine Rechnung schreiben. Wieso bzw. wie soll ich Etsy dann eine Rechnung schreiben ?

    Vielen Dank vorab!

    PS.: Ich bin Kleingewerbetreibende, mit Kleinunternehmeregelung und verkaufe digitale Bilder 🙂

    Liebe Grüße ‚Mara

    1. Hallo Mara,

      ja das kannst du als Kleinunternehmer auch so machen.
      Ein Beleg für eine Einnahme ist nicht zwingend nötig, da die Überweisung auf dein Bankkonto schon die Einnahme belegt.

      Andererseits gilt hier, anders als bei Verkauf an Verbraucher: Es besteht die Pflicht zur Rechnungserteilung. Gemäß 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 UStG ist ein Unternehmer, der eine Leistung gegenüber einem anderen Unternehmer erbringt, verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen.

      Da bei Verkauf von digitalen Artikeln Etsy als Verkäufer gegenüber dem Verbraucher auftritt, also quasi ein Großhändler ist, verkaufst du an Etsy. Und Etsy ist ein Unternehmen.

      Ansonsten empfehle ich bei Fragen zur Buchhaltung immer das Gespräch mit einer SteuerberaterIn zu suchen. Ich bin keine und kann keine vollumfängliche Steuerberatung leisten.

      Liebe Grüße
      Dagmar

  13. Hallo, ich habe es irgendwie noch immer nicht verstanden… Ich bin als Kleingewerbe angemeldet. Muss ich mich dann bei einem Etsy Shop als Unternehmen oder Einzelperson anmelden?!
    Sorry, aber ich stehe da gerade echt auf dem Schlauch :-/

    Danke und liebe Grüße
    Stefanie

    1. Hallo Stefanie,

      ob Kleingewerbe oder nicht hat erstmal nichts mit der Unternehmensform (oder Rechtsform des Unnternehmens) zu tun.

      Wenn du keine GmbH oder GbR oder ähnliches gegründet hast, bist du eine Einzelunternehmerin (ich vermute das meinst du mit Einzelperson).

      Liebe Grüße
      Dagmar

  14. Hallo Dagmar,
    zum Thema als Etsy Verkäuferin muss man ein Gewerbe anmelden und die sehr schön von Dir beschriebenen nachfolgenden Schritte durchlaufen. In meinem Fall war und ist dies sehr zeit aufwendig und ich denke für jeden anderen auch. Leider steigen meine Nackenhaare immer wieder ins unermessliche, wenn ich durch Etsy stöbere und so viele private Verkäufer finde, die sich nicht den Hauch einer Platte machen. Gerad erst wieder ein amüsantes Beispiel…ein Shop seit 2019, über 1300 verkaufte Artikel, 2300 Artikel im Sortiment und ein explizierter Hinweis in den 5 Sätzen der AGBs, dass der Verkauf ausschließlich privat erfolgt und die Sammellust der Oma aufgelöst wird. Aber wie sagt man so schön: Frech kommt weiter 😉

    1. Hallo Claudia,

      na klar ist das zeitaufwändig, meine Inhalte schreibe ich vor allem für Leserinnen, die sich mit ihren eigenen Produkten ernsthaft ein eigenes Business aufbauen möchten und damit langfristig ein solides Neben- oder Haupteinkommen aufbauen möchten.

      Ich empfehle ganz sicher wissentlich keine Handlungsweisen, die gegen rechtliche Auflagen verstoßen.

      Ein Etsy Shop ist auch keine Methode „um mal schnell online Geld zu verdienen“, das ist ein Marathon, kein Sprint.

      Ich gucke nie nach den schwarzen Schafen, wozu auch? Die gibt es und die wird es immer geben, darauf würde ich meine Energie nicht verschwenden.
      Natürlich ärgert es mich auch, aber bringt dieser Ärger mein Business weiter? Mit Sicherheit nicht. Ich empfehle allen Etsy Verkäuferinnen die Energie in den eigenen Shop zu stecken.

      Was du machen kannst, wenn du solche Shops entdeckst: melde sie an die Verbraucherschutzzentrale, dazu hast du als Verbraucher das Recht.

      Du schreibst: „In meinem Fall war und ist dies sehr zeit aufwendig“ – das kann ich verstehen und gut, dass du so klar bist. Aber ganz sicher gilt das nicht „für jeden anderen auch„. Es gibt genügend Handmade Businesses, die ernsthaft Interesse daran haben, sich etwas aufzubauen und dafür alle Mühen auf sich nehmen.

      Liebe Grüße

      Dagmar

  15. Hallo, und danke für deinen tollen Artikel sowie Podcast zu dem Thema! Hab ihn jetzt gefühlt 100x gelesen. Leider steig ich noch nicht 100% durch, vielleicht kannst du den Nebel lichten. 🙂
    Ich werde nächstes Jahr zur Regelbesteuerung wechseln (also raus aus der Kleinunternehmerregelung). Jetzt habe ich vergeblich bei Etsy in den Einstellungen gesucht, wo das hinterlegt werden kann. Also, dass Verkäufe mit 19% besteuert werden. Oder führt Etsy die 19% gar nicht ans Finanzamt ab sondern das muss ich als Verkäufer machen? Das würde heißen, ich muss die Einnahmen (aus der csv Datei) versteuern und in die Umsatzsteuervoranmeldung reinnehmen, richtig?
    Außerdem habe in den Einstellungen unter „Finanzen > Rechtliche und steuerliche Informationen > Deutsche Umsatzsteuer“ gefunden. Muss hier etwas hochgeladen werden? Falls ja, ist mir der Begriff „Umsatzsteuerbescheinigung“ nicht geläufig.

    Viele liebe Grüße!
    Stefanie

    1. Hallo Steffi,

      bei Etsy musst du nichts einstellen, wenn du von der Kleinunternehmerregelung in die Regelbesteuerung wechselst.

      Ja, die Umsatzsteuer-ID musst du genau an dem Punkt im Etsy Shop hinterlegen.

      Nur, wenn du digitale Produkte verkaufst, führt Etsy die Umsatzsteuer an das Finanzamt ab, NICHT bei physischen Produkten.

      Ich lege dir wärmstens ans Herz mindestens einmal einen Steuerberater aufzusuchen, um dich ausführlich zu den Themen Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuermeldung und auch den Konsequenzen beraten zu lassen, oder frage beim Finanzamt nach.
      Disclaimer: ich bin keine Steuerberaterin und weder kann noch darf ich dazu rechtsverbindlich Auskunft geben.

      Liebe Grüße
      Dagmar

  16. Hallo Dagmar,
    Vielen Dank für die ausführliche Hilfestellung. Nur eine Frage noch, wegen der Rechnung an Etsy als Kleinunternehmen:
    „ Verkaufst du digitale Downloads und überlässt die Lieferung der Leistung Etsy, dann erstellt Etsy eine Rechnung. Etsy weist die Umsatzsteuer aus und führt sie auch an die deutschen Behörden ab. Du schreibst eine Rechnung über den Netto-Betrag an Etsy als Beleg für deine Einnahme.“
    Schicke ich diese Rechnung dann auch an Etsy oder ist das nur zur Dokumentation?
    Danke und liebe Grüße
    Sina

    1. Hallo Sina,

      das ist nur zur Dokumentation, brauchst du aber auch nicht zwangsläufig, bei Einnahmen ist das Finanzamt nicht so pingelig mit den Belegen.
      Nur Ausgaben müssen belegt werden.

      LG

      PS: Disclaimer – ich bin keine Steuerberaterin und dies ist ausdrücklich keine Beratung
      Dagmar