Buchhaltung & Auftragsabwicklung für Etsy Verkäufer

Viele Etsy Verkäufer meiden das Thema Buchhaltung.  Schade, denn gute Buchführung hilft gute Geschäftsentscheidungen zu treffen. Die Buchführung gehört einfach zum Unternehmertum dazu und Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. hier bekommt ihr einen Überlick zum Thema Buchführung, Auftragsabwicklung und Steuern für Etsy Shop Besitzer.

Vornweg kommt der Disclaimer: ich bin weder Steuerberater noch Rechtsanwalt und darf deshalb keine Beratung geben. Die folgenden Informationen sind für Etsy Verkäufer mit Sitz in Deutschland. Außerdem gehe ich immer von einer Firmierung als Einzelunternehmer aus.

Etsy & die Steuererklärungen

Als Etsy VerkäuferIn musst du ein Gewerbe anmelden und das schon vor der Eröffnung deines Shops.
Das Gewerbeamt informiert das Finanzamt automatisch über deine Gewerbeanmeldung. Das wird dich kurz danach kontaktieren und dir deine Steuernummer mitteilen.

Bist du selbstständig oder freiberuflich tätig, bist du zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet. Deine Etsy Einnahmen müssen in die Steuererklärung.
Die Frist dafür ist der 31.7. des Folgejahres., wenn du mit Steuerberater arbeitest, endet die Frist Ende Februar des übernächsten Jahres.


Auch wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest, musst du mindestens jährlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben.
Das Finanzamt wird dir mitteilen, ob und wie oft du eine Umsatzsteuer VORanmeldung abgeben musst. Meist verlangt es direkt nach Gründung monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen, aber ich habe schon von lokal unterschiedlich agierenden Finanzämtern gehört.
(Achtung: Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuer-Voranmeldung sind zwei unterschiedliche Meldungen)
Tipp: keine Angst vor dem Finanzamt. Bei Fragen immer anrufen. Ich habe bisher damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Beachte aber, dass die Mitarbeiter des Finanzamtes nur Auskunft geben dürfen, sie dürfen nicht beraten. Dafür ist der Steuerberater zuständig.

Kleinunternehmerregelung oder nicht

Die meisten Etsy Verkäufer starten ihren Shop als Nebenerwerb und nutzen die Kleinunternehmerregelung.  
Die Kleinunternehmerreglung bietet einige Vorteile:
– weniger bürokratischer Aufwand/ keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung
– günstigere Preise durch Netto-Betrag* (nur für Privatkunden relevant)
– leichterer Start für nebenberufliche Gründer
– vereinfachtes Rechnungswesen

* Auch wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest, kann ich nur dringend dazu raten direkt die 19 % Umsatzsteuer mit einzukalkulieren. Denn wenn dein Shop wächst und du plötzlich die Regelung nicht mehr nutzen kannst, wird es schwer den Kunden die massive Preissteigerung zu erklären.

Die Kleinunternehmerreglung hat aber auch Nachteile:
– Vorsteuer kann nicht abgezogen werden, du zahlst für dein Material die brutto Preise
– weniger attraktiv für Geschäftskunden auch wegen fehlendem Vorsteuerabzug
– Umsätze müssen immer ganz genau beobachtet werden, damit du die Grenze nicht verpasst
– kein nennenswerter steuerlicher Vorteil
– Gefahr von Nachzahlungen der Umsatzsteuer aufgrund Reverse-Charge Verfahren
– wirkt weniger professionell

Etsy und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr)

Seit dem 1.7.2021 gilt für Marktplatzbetreiber die Pflicht, dass sie nachweisen können müssen, dass ihre Händler steuerlich registriert sind. Diese Nachweispflicht erfolgt über die USt-IdNr.
Ebay und Amazon haben die Hinterlegung der Nummern für ihre Händler zur Pflicht gemacht. Etsy noch nicht – entgegen der Rechtslage.

Umsatzsteuer-Identnummer und Kleinunternehmerregelung


Die USt-IdNr sagt nichts über deinen Status als Kleinunternehmer aus. Du verlierst mit der Identnummer nicht den Status als Kleinunternehmer.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragst du hier.

Was ist die Folge der Hinterlegung der USt-IdNr?

Nutzt du die Kleinunternehmerreglung und hast die USt-IdNr NICHT bei Etsy hinterlegt hast du es relativ einfach. Etsy stellt die Gebührenrechnung inklusive der 19 % Umsatzsteuer aus und führt die Umsatzsteuer automatisch an das Finanzamt ab. Quelle: BMWi

Hast du die USt-IdNr hinterlegt , berechnet dir Etsy die Nettogebühren, ohne deutsche Umsatzsteuer. Du hast die Pflicht die Umsatzsteuer abzuführen. Das nennt man Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (englisch: reverse charge, dt. auch Steuerschuldumkehr).

Das Reverse Charge Verfahren für Etsy Verkäufer

In verständlichen Worten bedeutet das Reverse-Charge Verfahren für Etsy Verkäufer, dass du selbst die fehlende Umsatzsteuer an dein örtliches Finanzamt zahlen musst. Das sind 19 % auf alle Etsy Gebühren. Du meldest den Betrag der Nettogebühren über die Umsatzsteuererklärung und das Finanzamt wird einen Bescheid über die abzuführende Umsatzsteuer erstellen.

EÜR – Einnahmenüberschussrechnung für Etsy Verkäufer

Die Einnahmenüberschussrechnung dient dem Finanzamt als Grundlage für die Besteuerung. Denn natürlich muss du auf deine Einnahmen aus Etsy Verkäufen auch Steuern zahlen.

Die Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR, nach § 4 Abs. 3 EStG ist eine vereinfachte Methode zur Gewinnermittlung für dein Unternehmen. Sie wird auch ‚einfache Buchführung‘ genannt. Sie trägt den Titel Anlage EÜR und basiert auf Belegen – also Rechnungen, Quittungen, Kassenbons usw.

In der Einnahmenüberschussrechnung stellst du alle Einnahmen und Ausgaben gegenüber und errechnest so den Gewinn (oder Verlust) des jeweiligen Geschäftsjahres.

Einnahmen – Ausgaben = Gewinn bzw. Verlust

Diese Methode der einfachen Buchführung darfst du bis zu einem Jahresumsatz von 600 000 EUR oder einem Jahresgewinn von 60 000 anwenden.

Hier findest du eine genaue Erklärung zur EÜR und sogar eine Excel Vorlage zum Download.

Aber Achtung! Die EÜR im Excel Format ist nicht GOBD konform.

Huch, was ist das denn schon wieder?‘ denkst du bestimmt. Das sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Puh.
Einfach ausgedrückt:  du musst sicherstellen, dass alle Belege nachvollziehbar sind und unveränderbar.
Alle Steuerpflichtigen sind gleichermaßen verpflichtet, die GOBD zu erfüllen, auch Kleinunternehmer.

Das bedeutet GOBD-konform

Alle Unterlagen, Dokumente und Belege, die zum Verständnis und zur Prüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sein können, musst du nach diesen Vorgaben aufbewahren.

    Richtigkeit: du musst sicherstellen, dass alle Daten, alle Buchungen richtig sind.    Nachvollziehbarkeit*: Achte unbedingt darauf, dass deine Aufzeichnungen und Buchungen stets nachvollziehbar sind. Keine Buchung ohne Beleg.Nachprüfbarkeit*: Dritte müssen sich innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens einen Überblick über deine Geschäftsvorfälle und die Lage deines Unternehmens verschaffen können.    Unveränderbarkeit: Es ist untersagt, Einträge nachträglich zu verändern. Du musst sicherstellen, dass der ursprüngliche Inhalt nach wie vor erkennbar ist, sofern du Korrekturen vornehmen musst.

    Sicherheit: Du musst gewährleisten, dass alle Daten vor Verlust und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

    Aufbewahrung: Du bist dazu verpflichtet, alle elektronisch eingegangenen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch in derselben Form zu archivieren. Die Aufbewahrungspflicht beträgt zehn Jahre.

Mit der Neufassung der GOBD 2019 musst du elektronisch erstellte geschäftliche Belege außerdem ab sofort unveränderbar digital aufbewahren.

*Wegen diesen vier Gründen genügt es nicht die Auszahlung von Etsy Payment auf dein Girokonto als Einnahme zu verbuchen. Auf die Art würdest du Einnahmen und Ausgaben vermanschen, das ist nicht GOBD konform.

Beleg für die Einnahmen als Etsy Verkäufer

Wenn du keine Rechnungen schreibst, kannst du gegenüber dem Finanzamt die Einnahmen aus deinem Etsy Shop auf zwei Arten belegen:

Variante 1: die monatliche CSV Datei mit allen Einnahmen und Ausgaben, die du in deinem Etsy Shop Manager findest.
Shop Manager -> Finanzen -> monatliche Abrechnung

Variante 2: die CSV Datei welche nur die Bestellungen enthält.
Shop Manager -> Einstellungen -> Optionen -> Reiter oben: ‚Daten herunterladen‘
Wähle bei der Art der CSV-Datei ‚Bestellungen‘ und lade dann die monatliche oder auch die jährliche Übersicht herunter.

Beleg für die Ausgaben als Etsy Verkäufer

Monatliche Rechnungen von Etsy, die findest du im Shop Manager unter Finanzen -> monatliche Abrechnungen dann musst du ein wenig suchen und auf ‚Herunterladen‘ klicken.
Etsy

Die Rechnung, die du als PDF herunterlädst belegt alle Ausgaben für die Etsy Gebühren.

Weitere Ausgaben sind die Rechnungen und Quittungen, die du von deinen Lieferanten erhältst für das Material etc. das du einkaufst.

Müssen Etsy Verkäufer eine Rechnung schreiben?

Nach Umsatzsteuerrecht gilt KEINE Pflicht zur Rechnungserteilung bei sonstigen Leistungen gegenüber privaten Empfängern. An Unternehmer jedoch schon.

Etsy Rechnung an Käufer

Etsy stellt keine Rechnung an Käufer aus. Der Beleg, den man als Käufer erhält ist keine ‚echte‘ Rechnung. Eine Rechnung muss verschiedene Pflichtangaben nach §14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UstG)  enthalten. Zur weiteren Lektüre empfehle ich diesen Artikel. Die Belege, die Etsy erstellt musst du nicht aufbewahren. Sie sind als Nachweis für das Finanzamt irrelevant, weil sie die notwendigen Pflichtangaben nicht enthalten.

Ausnahme:

Verkaufst du digitale Downloads und überlässt die Lieferung der Leistung Etsy, dann erstellt Etsy eine Rechnung. Etsy weist die Umsatzsteuer aus und führt sie auch an die deutschen Behörden ab. Du schreibst eine Rechnung über den Netto-Betrag an Etsy als Beleg für deine Einnahme.

Das waren nun die wichtigsten Informationen bezüglich der Buchhaltung für Etsy Verkäufer. Theoretisch genügt also die EÜR, die Einnahmen weist du über die CSV Dateien nach und die Ausgaben über die Rechnungen, die dir gestellt werden. Du machst einmal im Jahr die Einkommensteuererklärung und die Umsatzsteuererklärung. Dazu nach Vorgabe deines Finanzamtes die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich.

Das ist die einfache Art der Buchhaltung für Etsy  Verkäufer.
Du musst nur noch eine Lösung finden deine Belege gesetzeskonform (als PDF/A) zu archivieren und sicher für 10 Jahre aufzubewahren.

Spätestens an diesem Punkt kommen die Buchhaltungsprogramme ins Spiel. Die machen das nämlich für dich.

Auftragsabwicklung und Buchhaltungsprogramme für Etsy Verkäufer

Ich starte mit Billbee, wobei Billbee eigentlich kein Buchhaltungsprogramm ist, sondern ein Tool zur Auftragsverwaltung, Artikelverwaltung und zur Automatisierung. Alle Kundendaten sind in Billbee gesichert.

Über Billbee werden alle Bestellungen aus den verschiedenen Plattformen gesammelt, Lieferscheine und Rechnungen erstellt. Billbee lässt sich an verschiedene Versanddienstleister anbinden, so dass das lästige Einloggen in die Portokasse o.ä. entfällt.
Über Billbee kannst du automatisch Nachrichten an Kunden versenden, die Trackingnummern zu Etsy übertragen und Downloadprodukte automatisiert zur Verfügung stellen.

Kombiniert habe ich Billbee mit Lexoffice. Lexoffice ist das eigentliche Buchhaltungsprogramm. Mit Lexoffice könntest du auch Rechnungen erstellen, aber da es sich nicht an Etsy anbinden lässt, habe ich das nie getestet. Lexoffice sorgt für die GOBD konforme Ablage deiner Belege. Mit Lexoffice führst du deine Bücher und du kannst die Umsatzsteuermeldungen, die EÜR und die zusammenfassende Meldung über das Programm abwickeln.

Ich nutze Lexoffice außerdem als Datenbank. Dort sind mittlerweile Lieferanten und Einkaufspreise aus mehreren Jahren abgelegt. Manches Material oder Maschinen kaufe ich eher selten, natürlich interessiert mich der alte Preis. Ich muss ja wissen, ob die Kalkulation noch stimmt. Ein Blick in Lexoffice und ich habe alle Daten.

Das gleiche bietet auch sevdesk. Ich habe sevdesk für 1 Jahr genutzt, persönlich gefällt mir Lexoffice besser, aber ich muss fairerweise sagen, dass beide Tools Vor- und Nachteile in der Funktionalität haben, der Unterschied ist minimal.

Kosten für Billbee

Die Kosten für Billbee sind Auftragsabhängig. 10 Aufträge kosten 5 EUR, 100 Aufträge pro Monat kosten 24 EUR. Der Grundbeitrag pro Monat beträgt immer 1 EUR.

Kosten für Lexoffice

Lexoffice verlangt für die Version ‚Buchhaltung & Berichte‘ 12,28 EUR pro Monat im Jahresabo netto. Die ersten 30 Tage sind kostenloser Testzeitraum.

Kosten für sevdesk

15,90 EUR pro Monat im Jahresabo netto. Die ersten 3 Monate sind geschenkt.

Wann lohnt der Umstieg zu den professionellen Tools?

Die Frage kann ich dir nicht beantworten. Das kommt auf deine Schmerzgrenze an.

Wenn du deinen Etsy Shop erst gestartet hast und erst ein paar Bestellungen pro Monat hast wäre der Einsatz dieser Tools bestimmt übertrieben. Aber irgendwann kommst du an einen Punkt, an dem der Aufwand für Auftragsabwicklung und Buchführung für deinen Etsy Shop so viel Zeit einnimmt, dass du dich nicht mehr aus das Wesentliche fokussieren kannst.

Ich agiere immer nach zwei wichtigen betriebswirtschaftlichen Regeln: dem 20/80 Prinzip, auch als Pareto Prinzip bekannt, und den Opportunitätskosten.

Als Opportunitätskosten bezeichnet man einfach gesagt den entgangenen Nutzen einer nicht gewählten oder nicht realisierbaren Handlungsalternative.
AHA.

Nutzt du Billbee und Lexoffice nicht, wählst du dafür die manuelle Buchhaltung. Du entscheidest dich dafür das Porto manuell zu kaufen, Trackingnummern manuell einzupflegen, eine Excelliste für die EÜR zu schreiben. Deine Umsatzsteuererklärung manuell bei Elster zu erstellen. Das kostet alles Zeit und du läufst Gefahr, dass es nicht konform der gesetzlichen Richtlinien ausgeführt ist.
Zeit ist Geld. Als Unternehmer ist das besonders spürbar.

Sagen wir mal dein Stundenlohn beträgt 50 EUR kalkulatorisch. Du kennst deinen Stundenlohn doch?
Eine Stunde Buchhaltung und Auftragsabwicklung kosten dich also 50 EUR, wenn du es manuell machst. Dafür sparst du ein paar Euro an Gebühren für die Tools.

Für welchen Wert kannst du in derselben Zeit Ware fertigen? Für 100 EUR?
Würdest du nicht lieber für 100 EUR Ware fertigen und ein paar Euro an Tools zahlen anstatt KEINE 100 EUR Warenwert schaffen?

Tipp: Nimm regelmäßig die Zeit auf bei den verschiedenen Tätigkeiten, ich wette du unterschätzt den Zeitaufwand enorm. Dafür eigent sich das kostenlose Tool Toggl.

Die Zeit, die ich mit der automatischen Rechnungserstellung und der Buchführung spare, ist unbezahlbar.
Das war für mein Unternehmen ein richtiger Gamechanger. Ich konnte mich auf die Dinge konzentrieren, die mein Geschäft voranbringen, anstatt Stunden mit Papierkram zu verschwenden. Und ich mache Buchhaltung eigentlich gerne.

Spätestens ab dem Punkt an dem du deine Produkte über mehr als eine Plattform verkaufst empfehle ich unbedingt ein Tool zur Auftragsabwicklung und zur Buchführung einzubinden. Du hast viel besseren Überblick über deine Daten. Du siehst, wo der meiste Umsatz generiert wird, wo deine Kunden das erste, zweite, dritte Mal kaufen. Mit dem Tool stellst du sicher, dass deine Rechnungen über einen geschlossenen Nummernkreis verfügen und alles ist GOBD konform.

Auftragsabwicklung und Buchführung am praktischen Beispiel:

Billbee und Lexoffice für Etsy Verkäufer. So automatisierst du die Auftragsabwicklung und wickelst die Buchhaltung ab.
So sieht der Datenaustausch für Buchhaltung und Auftragsabwicklung für mein Unternehmen aus. Zentraler Punkt ist Billbee.

Nachteile

Der nervige Nachteil mit Etsy ist, dass die CSV Liste sich nicht ohne weitere Bearbeitung zu Lexoffice und ebenso wenig zu sevdesk hochladen lässt.
Die muss man erst manuell sortieren. Deshalb habe ich ein Tutorial geschrieben, mit einer Schritt-für-Schritt Anleitung. Das findest du hier.

Und wie machen Etsy Verkäufer ihre Buchhaltung richtig?

Das ist die schwerste aller Fragen. Wenn dir das Thema Buchhaltung so gar nicht liegt, rate ich unbedingt den Kontakt zu einem Steuerberater zu suchen. Sei es nur für ein Erstgespräch zur Information. Bitte verlasse dich nicht auf die Infos aus irgendwelchen Foren und Facebookgruppen.

Auch ich erhebe nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Meine Informationen hier stammen aus meinem Studium der Betriebswirtschaftslehre, gepaart mit jahrelanger praktischer Erfahrung und Rücksprachen mit meiner Steuerberaterin.

Wichtig ist, dass du die gesetzlichen Anforderungen kennst, damit du nicht plötzlich in eime bösen Traum glaubst, wenn ein unangenehmer Brief vom Finanzamt ins Haus falttert. Die Umsetzung praxisnah zu halten bleibt dir überlassen.

7 Kommentare zu „Buchhaltung & Auftragsabwicklung für Etsy Verkäufer“

  1. Hallo Dagmar
    In der EÜR muss man den Umsatz inklusive der Versandkosten angeben? Sind in der CSV Datei Bestellungen die Versandkosten mit enthalten? Für die Umsatzsteuervoranmeldung entnehme ich die Angaben dann auch aus der Datei Bestellungen plus die Rechnung von Etsy über die Gebühren?
    Wenn ich die CSV Datei über Exel Aufrufe, ersucht sie sehr unübersichtlich und ohne Gesamtsumme.Muss man sie mit Exel noch bearbeiten?
    Gruß Sandra

    1. Hallo Sandra,
      genau, du gibst den Umsatz inklusive Versandkosten an, denn das sind ja auch Einnahmen. In der CSV sind die Versandkosten die du dem Kunden berechnest enthalten.

      Die Antwort auf Frage 2 ist von folgenden Fragen abhängig:
      – wendest du die Kleinunternehmerregelung an?
      – hast du eine USt-IdNr hinterlegt?
      – machst du eine einfache EÜR?

      Und ja, die CSV muss bearbeitet werden, damit du die Spalten gut summieren kannst. So ist sie sehr unübersichtlich.

      Liebe Grüße
      Dagmar

      1. Hallo Dagmar
        Ja ich wende die Kleinunternehmerregelung an und habe die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei Etsy hinterlegt. Ich brauche nur die EÜR machen.
        Gruß Sandra

  2. Was muss denn bei der CSV Datei bearbeitet werden in Exel und gibt es dafür eine Anleitung?
    Gruß Sandra

  3. Hallo 🙂
    Danke für deinen Text. Mir ist nicht ganz klar. Ist es denn jetzt ein Problem, wenn man die Umsatzsteuer-Identnummer nicht eingibt? Auf dieser Seite habe ich gelesen, dass man sich die Umsatzsteuer wieder zurückholen kann. Da sie ja fälschlicherweise abgeführt wird. (Quelle: https://www.existenzgruender.de/SharedDocs/BMWi-Expertenforum/Steuern/Finanzamt/Handel-ueber-Etsy-Fragebogen-zur-Steuerlichen-Erfassung-wie-ausfuellen.html. )

    Wie ist deine Erfahrung dazu? Ist das schwierig, wenn man das ohne Steuerberater macht?

    Du hast auch geschrieben, dass man die Umsatzsteuer mit einberechnen soll. Das heißt, teurer anbieten?

    Ab welcher Verkaufszahl würdest du denn so ein Steuersystem wie LexOffice oder Ähnliches empfehlen?

    Liebe Grüße und danke 🙂

    1. Hallo Lina,

      nein es ist nicht schlimm, die Umsatzsteuer IdNr bei Etsy nicht zu hinterlegen, da Etsy in der Pflicht ist gegenüber den Finanzbehörden nachzuweisen, dass die Händler des Marktplatzers steuerlich registriert sind. Da Etsy die Verkäufer bisher nicht aktiv auffordert die Ust-IdNr. zu hinterlegen, kannst du das abwarten (meiner Ansicht nach)
      Und die Umsatzsteuer ‚zurückholen‘ kannst du nur, wenn du NICHT die Kleinunternehmerregelung anwendest. Die Fragestellerin in dem Link bringt da leider etwas durcheinander. Nur weil du die Kleinunternehmmeregelung anwedenst, bedeutet das nicht, dass du keine Umsatzsteuer zahlen musst. Ganz im Gegenteil, du musst auch als Unternehmerin die Umsatzsteuer zahlen.

      Nur wenn du Vorsteuerabzugsberechtigt bist, kannst du die gezahlte Umsatzsteuer gegen die eingenommene Umsatzsteuer gegenrechnen.

      Ja, mit einberechnen meine ich dass du die Umsatzsteuer in deiner Kalkulation von ANfang an berücksichtigen solltest, auch wenn du (noch) die Kleinunternehmerregelung anwendest.

      Das muss jeder Verkäufer für sich selbst entscheiden, aber ab 300/400/500 Verkäufen im Jahr wird so eine Excel Tabelle schon sehr unübersichtlich. Außerdem ist sie nicht GOBD konform.

      Liebe Grüße
      Dagmar

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