Gut, du hast es also geschafft! Dein Etsy-Shop boomt und die Kasse klingelt. Herzlichen Glückwunsch! Aber Moment mal… Hast du die Buchhaltung nicht vergessen? Ach ja, dieses leidige Thema. Wer hätte gedacht, dass neben all dem kreativen Chaos und dem Produktverkauf auch noch Zahlen ins Spiel kommen? Buchhaltung wird gerne vergessen, wenn es um die Entwicklung des eigenen Labels geht, dabei ist sie so wichtig. In diesem Artikel erfährst du einige wichtige Tipps rund um die Etsy Buchhaltung. Es geht um dein Geld, also lies bis zum Ende….
*Disclaimer: Der Blogartikel stellt keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Im konkreten Einzelfall kann der vorliegende Inhalt keine individuelle Beratung durch fachkundige Personen ersetzen. Wir empfehlen immer das Gespräch mit einem Steuerbüro oder anderen fachkundigen Personen zu suchen.
Inhalt
Warum Etsy Buchhaltung, ich verkaufe doch nur ein bisschen auf dem Marktplatz?
Na klar, als ob der Verkauf von handgefertigten Kunstwerken und Vintage nicht schon genug wäre. Jetzt sollst du auch noch Buchhaltung machen? Warum nicht gleich auch Zahnmedizin studieren?
Kleiner Realitäts-Check: Ohne eine ordentliche Buchhaltung geht es einfach nicht. Warum?
Ordnung: Ohne saubere Buchführung verlierst du schnell den Überblick.
Steuern: Das Finanzamt wird es lieben, wenn du genau weißt, was du verdienst (und ja, sie wollen auch ihren Anteil).
Wachstum: Nur wer seine Zahlen kennt, kann investieren und wachsen.
Übrigens ist es unerheblich, ob du die Kleinunternehmerregelung anwendest oder die Regelbesteuerung. Buchhaltung gehört immer dazu. Auch als Kleinunternehmerin musst du eine GOBD-konforme Buchführung machen.
Was bedeutet GOBD-konform für deine Etsy Buchhaltung?
GOBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Aha.
Diese Grundsätze bestehen aus vielen kleinen Details. Ich gehe für dich auf die vier Grundsätze, die unmittelbar Bezug auf deine Etsy Buchhaltung haben, ein:
Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit: Einfach gesagt bedeutet das, dass alle Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgemäß und korrekt aufgezeichnet werden. Es darf nicht „nach Gutdünken“ entschieden werden, wie etwas verbucht wird. Es geht darum, dass die Buchführung ein exaktes und objektives Bild der wirtschaftlichen Lage zeigt.
Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit: Dieser Grundsatz besagt, dass Buchführung so gestaltet sein sollte, dass sich Dritte (z.B. ein Prüfer) innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können. Verwirrende oder unklare Buchungen sind zu vermeiden. In der Praxis bedeutet das, dass Buchführungsaufzeichnungen gut strukturiert und verständlich sein sollten.
Grundsatz der Einzelbewertung: Jedes Vermögensobjekt (zum Beispiel jeder einzelne Computer in einem Unternehmen) muss einzeln bewertet werden, anstatt in Gruppen oder Pauschalwerten. Das stellt sicher, dass die Buchführung ein genaues Bild von den Vermögenswerten des Unternehmens zeigt.
Grundsatz der Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle, die finanzielle Auswirkungen haben, müssen auch in der Buchführung erfasst werden. Es darf nichts weggelassen oder übersehen werden. Das stellt sicher, dass die finanziellen Aufzeichnungen des Unternehmens vollständig sind.
Die GOBD-Grundsätze sind dazu da, um eine verlässliche, klare und nachvollziehbare Buchführung zu gewährleisten, die sowohl für das Unternehmen selbst als auch für Dritte (z. B. Steuerprüfer) nützlich ist.
Möchtest du alles im Detail wissen und die passenden Rechtsgrundlagen, lies das hier.
Was ist Etsy Payments?
Etsy Payments ist im Grunde ein Zahlungsservice, den Etsy für seine Verkäufer und Käufer anbietet. Es ist eine Methode, die den Zahlungsprozess für auf Etsy verkaufte Produkte vereinfacht.
So funktioniert es in einfachen Worten:
- Verkäufer-Setup: Ein Verkäufer, der auf Etsy verkauft, m sich für Etsy Payments anmelden und es als Zahlungsmethode für seinen Shop einrichten.
- Vielfältige Zahlungsoptionen für Käufer: Dank Etsy Payments, können Käufer in diesem Shop mit verschiedenen Zahlungsmethoden wie Kreditkarten, Debitkarten, Etsy-Gutscheinen, Etsy-Gutschriften und einigen anderen Methoden bezahlen.
- Sichere Zahlungsabwicklung: Wenn ein Käufer etwas kauft und über Etsy Payments bezahlt, wird das Geld zuerst von Etsy gehalten. Etsy sorgt dafür, dass die Zahlung sicher ist und dass keine betrügerischen Aktivitäten vorliegen.
- Geldüberweisung an den Verkäufer: Nach einer bestimmten Wartezeit (diese kann variieren) überweist Etsy das Geld (abzüglich der Gebühren für die Nutzung des Dienstes) auf das Bankkonto des Verkäufers.
Kurz gesagt, Etsy Payments ist eine bequeme Methode für Käufer, ihre Einkäufe zu bezahlen, und für Verkäufer, ihre Einnahmen zu erhalten, während Etsy als Mittelsmann agiert, um den Prozess sicher und reibungslos zu gestalten.
Stell dir dein Etsy Payments Konto wie ein Bankkonto vor.
Genau das ist es nämlich. Die Auszahlung von deinem Etsy Payments Konto auf dein Girokonto ist also eine Überweisung von einem Konto auf das andere.
Dein Gewinn wird nicht mehr oder weniger. Du verlagerst es nur.
Die Einnahme geschieht in dem Moment, in dem der Kunde bezahlt und das Geld auf deinem Etsy Payments Konto eingeht.
Die Einnahme geschieht NICHT erst, wenn Etsy auf dein Girokonto überweist. Das ist ein Geldtransit.
Was ist eine CSV-Datei?
CSV steht für comma-separated-values und ist ein Dateiformat. Die Endung des Dateinamens lautet .csv. Auf Englisch heißt CSV-Datei „CSV file“.
In solchen CSV-Dateien kannst du beliebig lange Tabellen oder Listen abspeichern. Die meisten Text- oder Datenbankprogramme wie Excel können CSV-Dateien exportieren und auslesen.
Besonders im Bereich der Buchhaltung sind CSV Dateien oft zu finden, mit ihnen können einfach große Datenmengen über Kunden, Produkte und Abrechnungen ausgetauscht werden.
Die Etsy CSV-Datei – der Kontoauszug für dein Etsy Payments Konto
Die Etsy-CSV Datei ist der Kontoauszug zu deinem Etsy Payments Konto. Auf der (richtigen) Etsy CSV-Datei sind alle Bankbewegungen aufgeführt.
Welche CSV-Datei brauchst du für die Etsy Buchhaltung?
Bevor du den Kopf schüttelst und dich fragst, ob Etsy Vergnügen daran findet, uns in den Wahnsinn zu treiben, lass uns die Dinge klären.
Ja, es gibt fünf verschiedene CSV-Dateien. Und ja, jede hat ihren eigenen kleinen Charme. Aber nur eine kann gewinnen.
Und ja: Etsy scheint uns das Buchhaltungsleben richtig schwer machen zu wollen.
Gerade in Bezug auf die Buchhaltung merkt man, dass es ein amerikanisches Unternehmen ist. US-Unternehmer haben viel weniger Richtlinien für ihre Buchhaltung als wir in Deutschland. Wir können jetzt jammern und klagen, das hilft aber auch nichts.
Welche Etsy CSV-Datei ist die richtige?
Von allen CSV-Dateien, die dir zur Verfügung stehen, ist diese die einzige, die wirklich alles hat:
- Gebühren? Check!
- Gutschriften? Natürlich!
- Einnahmen aus Bestellungen? Aber sicher doch!
- Marketingkosten? Ja, sowohl von Etsy Ads als auch von Offsite Ads.
- Auszahlungen auf dein Girokonto? Klar, auch die sind dabei!
Diese CSV ist die Gewinnerin. Nur diese ist richtig für deine Buchhaltung.
Wo findest du die Etsy CSV mit allen Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen?
Du findest sie hier: https://www.etsy.com/your/account/payments/monthly-statement
Genau diese CSV-Datei benötigst du auch für den Buchhaltungs-Export für lexoffice oder sevDesk oder BuchhaltungsButler.
Dazu später mehr.
Die anderen vier Nebendarsteller von Etsys CSV-Welt
Aber was ist mit den anderen vier CSV-Dateien unter „Einstellungen -> Optionen -> Daten herunterladen“?
Sie sind nicht nutzlos. Für die Etsy Buchhaltung sind sie nicht ausreichend, weil Daten fehlen. Das ist so, als ob du einen Kuchen backst und das Mehl vergisst. Sie enthalten wichtige Informationen, aber nicht alles.
- Bestellte Artikel: Was hast du verkauft?
- Bestellungen: Wer hat was gekauft?
- Etsy Payments Verkäufe: Was wurde über Etsy Payments verkauft?
- Etsy Payments Überweisungen: Wie viel wurde wann auf dein Girokonto überwiesen?
Alle diese Dateien können nützlich sein, wenn du spezifische Informationen zu einem Aspekt deines Shops suchst. Aber für die Buchhaltung? Dafür sind sie nicht geeignet, weil relevante Daten fehlen. Das ist nicht GOBD konform.
Bekomme ich von Etsy eine Rechnung über die gezahlten Gebühren?
Ja klar bekommst du die. Du kannst die Rechnung in deinem Etsy Konto herunterladen.
Deine Rechnung über die Etsy Gebühren findest du am Desktop unter Finanzen -> Monatliche Abrechnungen -> Wähle den entsprechenden Monat aus -> Scrolle etwas herunter bis zum Punkt “USt.-Berichterstattung” -> klicke auf “Herunterladen”
Die Etsy Rechnung über die Gebühren steht dir ab dem 1. des Folgemonats zum Download bereit.
Also ab 1. Februar für den Januar.
ACHTUNG! Etsy ändert die Rechnung im Laufe der Zeit. Insbesondere die Gebühren “Processing Fees” sind am 1. des Monats nicht passend, Etsy korrigiert mehrfach nach. Je mehr du verkaufst und je höher die Gebühren, desto höher die Differenz. Probiere es gerne aus und lade dir Rechnung am 1. und am 20. des Monats herunter, vergleiche dann die Beträge der verschiedenen Gebühren.
Kann ich nicht einfach die Rechnung von Etsy als Ausgabe buchen?
Ein Grundsatz der Buchhaltung ist “Keine Buchung ohne Beleg”.
Die Rechnung von Etsy mit den Gebühren ist kein Zahlungsbeweis.
Das Finanzamt möchte aber einen Beweis, dass du wirklich bezahlt hast.
Ansonsten könntest du ja einfach wild Rechnungen sammeln und als Ausgaben deklarieren und dich mit etwas Geschick arm rechnen.
Beweise für geleistete Zahlungen sind Quittungen oder eben Bankbelege.
Dafür brauchst du die Etsy-CSV. Sie ist der Beweis deiner Zahlung.
*Hinweis: Alle Links zu Tools und Partnern sind in der Regel Affiliate/Werbe-Links, bei denen du Vorteile hast und ich eine kleine Provision verdiene, die mir hilft weiter gute Inhalte für dich zu schaffen.
Kann ich nicht einfach die Überweisung von Etsy als Einnahme buchen?
Ich kann deinen Wunsch nach Einfachheit vollkommen verstehen. Ich plädiere auch dafür (das ist meine private Meinung!), die administrativen Aufgaben so simpel wie möglich zu halten und praxisnah!
Wenn deine Umsätze also noch sehr niedrig sind, könntest du das so machen. Aber hier nochmal mein deutlicher Hinweis: es ist nicht GOBD konform und solltest du mal in eine Prüfung des Finanzamtes geraten, kann das unangenehm werden.
In jedem Fall würde ich die CSV-Dateien immer monatlich herunterladen und als Beleg sicher aufbewahren. Du hast eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren!
Wichtig ist, dass du weißt, was du da tust und auch die Konsequenzen kennst. Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Deine Entscheidung.
Was mache ich mit der Etsy CSV-Datei?
Für eine GOBD konforme Buchhaltung empfehle ich die Nutzung eines Buchhaltungsstools wie lexoffice oder sevDesk oder BuchhaltungsButler.
Die Bankkonten und Paypal kannst du an diese Tools automatisch anbinden.
Das Etsy Payments Konto ärgerlicherweise nicht. Die Tools stellen das zwar teilweise anders dar, aber du kannst Etsy weder an lexoffice noch an sevDesk noch an BuchhaltungsButler direkt anschliessen. Du musst die Datei manuell hochladen oder brauchst ein weiteres Tool.
Jetzt kommt das nächste Ärgernis. Etsy gibt die CSV Datei so aus, dass sie von lexoffice und sevDesk und BuchhaltungsButler nicht importiert werden.
Du musst sie verändern, damit der Upload funktioniert.
Eine Anleitung, wie das manuell geht, teile ich hier.
Viel einfacher geht es mit dem automatischen Buchhaltungs-Export in den Kassenklingeln Tools.
Das kostet dich nur 30 Sekunden und spart enorm Nerven.
Sorry, Etsy Buchhaltung ist und bleibt einfach arbeitsintensiv. Da brauchen wir nichts schönreden.
Was passiert nach dem Upload der Etsy-CSV zu lexoffice oder sevDesk oder BuchhaltungsButler?
Wenn du die CSV manuell umformatierst und dann hochlädst, hast du alle Umsätze einzeln in deinem Buchhaltungstool. Alle.
Auch hier macht Etsy uns das Leben wieder schwer.
Pro Verkauf haben wir bis zu 6 Buchungen zu erledigen:
- Transaktionsgebühr für Verkauf
- Transaktionsgebühr für Versandkosten
- Etsy Paymentsgebühr
- Einstellgebühr
- Einnahme (Zahlung)
- eventuell Offsite Ads Gebühr
So hast du bei 100 Verkäufen über 500 Positionen zu verbuchen.
https://kassenklingeln.de/wp-content/uploads/2024/03/Etsy-CSV-des-Etsy-Paymentskonto-original-mit-vielen-kleinen-Betraegen.mov
Wie im Video oben gezeigt, sieht die Original CSV von Etsy aus. In Spalte G siehst du die vielen einzelnen Gebühren, die pro Verkauf anfallen. Alle diese einzelnen Positionen musst du als Teilbuchung gegen die Etsy Rechnung mit den Gebühren verbuchen. Das ist sind viele, viele Klicks und eine Kontrolle der CSV auf Richtigkeit ist sehr aufwändig.
Nutzt du den Buchhaltungs-Export der Kassenklingeln Tools, machst du dir das Leben schon mal enorm leichter. Wir konsolidieren alle Gebühren und schlüsseln sie gesammelt nach ihrer Art auf. So erkennst du sofort, ob die Summe zur Etsy Rechnung passt und wie hoch die einzelnen Gebührenarten sind.
So hast du PRO Monat maximal 9 verschiedene Gebührenarten.
Tipps und Tricks für die perfekte Etsy Buchhaltung?
Automatisierung ist der Schlüssel: Nutze Tools, die dir helfen.
- Billbee* für die Ausgangsrechnungen an die Kunden
- lexoffice* oder sevDesk* oder BuchhaltungsButler für die Buchführung
- Buchhaltungs-Export für die passende Formatierung der Etsy CSV.
Dranbleiben: Einmal im Monat reicht nicht. Mach die Etsy Buchhaltung zu einer wöchentlichen Routine.
Hol dir Hilfe: Die Investition in ein Steuerbüro lohnt sich. Achte bei der Auswahl darauf, dass es jemand ist, der E-Commerce kann. Wenn er oder sie bei den Stichworten Etsy, Irland, EU, Marktplatz schon die Stirn runzelt, könnte es schwierig werden.
Wir legen dir auch wärmstens ans Herz: Wenn du bisher keine oder nur sehr wenig Ahnung von Buchhaltung hast, suche dir einen Steuerberater, lasse dich beraten. Kauf dir Bücher, lies dich in das Thema ein. Korrekte Buchhaltung ist deine Verantwortung.
Häufig gestellte Fragen (und unsere sarkastischen Antworten)
Kann ich meine Buchhaltung nicht einfach ignorieren? Klar, und du kannst auch versuchen, gegen eine Wand zu rennen. Aber beides wird schmerzhaft enden.
Ich hasse Zahlen, was tun? Du wirst Steuerprüfungen mehr hassen. Es lohnt sich außerdem, deine Zahlen lieben zu lernen, denn es ist dein Business und du willst doch Geld verdienen. Ohne Gewinn, kein Business.
Gibt es eine magische Lösung für alles? Ja, nennt sich Kaffee, Geduld und die Bereitschaft zu lernen.
Fazit
Das Etsy Payments Konto ist wie ein Girokonto.
Das kannst du aber nicht automatisch an lexoffice oder sevDesk oder BuchhaltungsButler anbinden, sondern musst die Daten aus dem Etsy Payments Konto per CSV manuell importieren.
Die Etsy-CSV ist quasi der Kontoauszug und Zahlungsbeweis.
Dort sind Einnahmen und Ausgaben aufgelistet.
Dann buchst du die Etsy Rechnung gegen die Etsy Gebühren und die Ausgangsrechnungen gegen die Einnahmen.
Die Auszahlungen von Etsy sind nichts anderes als Überweisungen von einem Konto auf das andere, die du als Geldtransit oder Umbuchung verbuchst. Das als Einnahme zu buchen, ist nicht GOBD konform.
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