Tools und Apps für dein Etsy Business

Für ein erfolgreiches Etsy Business ist die Organisation und Planung ein wichtiger Faktor. Denn wenn du dein Handmade Business vergrößern und erfolgreicher machen möchtest, wird es oft unübersichtlich. Damit du nicht den Überblick verlierst, haben wir dir hier nützliche Tools und Dienstleister für deine Etsy Shop Organisation zusammengestellt.

Alle Links zu Tools und Partnern sind in der Regel Affiliate/Werbe-Links, bei denen du Vorteile hast und ich eine kleine Provision verdiene, die mir hilft weiter gute Inhalte für dich zu schaffen.

Eigene Produkte online verkaufen – Vertriebswege

Auch wenn Kassenklingeln dein Ratgeber für Etsy ist, rate ich dir “Niemals alle Eier in einen Korb”.
Etsy ist eine tolle Plattform, zukunftsträchtig und entwickelt sich fantastisch, aber trotzdem solltest du immer auf mehrere Vertriebswege setzen. Wenn du von deinem eigenen Business leben möchtest wäre es Wahnsinn nur auf einen Verkaufskanal zu setzen. Wenn dieser wegbricht, ist dein gesamtes Business futsch.
Mit diesen Marktplätzen und Shopsystemen arbeite ich:

Etsy

Etsy wächst immer weiter und ist einer der weltweit größten Marktplätze für Verkäufer und Käufer von handgemachten Produkten, Vintage und Kreativbedarf. Die Kommunikation mit deinen Kunden ist hier sehr viel einfacher und nachhaltiger gestaltet als bei anderen E-Commerce-Webseiten. Du kannst dich und deinen Shop vorstellen, Werte und Visionen zu teilen. Mit der App kannst du auch unterwegs kleine Aufgaben erledigen.

Folge diesem Link* und du erhältst 40 Listings gratis.

Shopify

Wenn dein Etsy Business gewachsen ist und du an einen eigenen Online Shop denkst, kann ich Shopify empfehlen.
Mit Shopify kannst du deinen eigenen Online-Shop erstellen, der dir mit vielen Tools hilft, Kunden zu finden, deine Umsätze anzukurbeln und deine täglichen Aufgaben zu verwalten. Du kannst Shopify als zentrale Plattform nutzen, um deine Produkte überall zu verkaufen z.B. über den Point-of-Sale oder direkt auf deiner Webseite, in den sozialen Medien und auf Online-Marktplätzen. Die Software bietet dir darüber hinaus die Möglichkeit einen Blog zu erstellen und auch gestalterisch kannst du hier einiges machen.
Shopify ist ein weltweit von vielen Verkäufern genutztes System, das ist wichtig zu wissen, wenn du einen Dienstleister suchst. Für Shopify gibt es viele Freelancer und Dienstleister, die dich unterstützen können.

Avocadostore

Avocadostore ist ein deutscher Onlinemarktplatz für Fair Trade Kleidung & nachhaltige Produkte. Ob ein Produkt für den Shop geeignet ist, wird anhand von Nachhaltigkeitskriterien entschieden. Du bewirbst dich und gibst im Nachhaltigkeitscheck Auskunft über deine Produkte. Auch Avocadostore wächst immer weiter und ist beliebt bei Menschen, die nach nachhaltigen und einzigartigen Produkten suchen.

Amazon Handmade

Für Anbieter von handgefertigten Produkten bietet Amazon einen gesonderten Markt an: Amazon Handmade. Wenn ein genehmigtes Verkäuferkonto auf Amazon besteht, kannst du einen Antrag zur Aufnahme in die Kunsthandwerker-Community einreichen. Über einen Bewerbungs- und Auditprozess wird festgestellt, dass es sich bei deinen Produkten tatsächlich um handgefertigte Ware handelt. Beachte aber, dass bei Amazon die Kunden etwas andere Vorstellungen haben und sich so z.B. häufig über einen zu langen Versand beschweren, weil sie den schnellen Versand von Amazon (Prime) gewohnt sind.

Vertriebswege für dein handmade business

Auftragsabwicklung – Dokumente und Lagerverwaltung

Ab einer gewissen Größe, also ab einer bestimmten Bestellmenge pro Monat brauchst du Tools die dich unterstützen. So sparst du Zeit und hast sie frei für wichtigere Dinge, wie der Weiterentwicklung deines Labels.
Ab einer gewissen Größe, also ab einer bestimmten Bestellmenge pro Monat brauchst du Tools die dich unterstützen. So sparst du Zeit und hast sie frei für wichtigere Dinge, wie der Weiterentwicklung deines Labels.
Wann der Zeitpunkt ist für die jeweiligen Tools musst du für dich selbst beantworten. Es ist womöglich auch davon abhängig, wie viel Zeit du für dein Business hast.
Wenn du 40h / Woche arbeitest und dazu noch zwei kleine Kinder hast, ist Zeit GOLD und da hast davon vermutlich weniger, als wenn du Teilzeit arbeitest ohne Familie.

Ich habe mit Billbee gestartet, als ich ca. 30 Bestellungen im Monat hatte. Zu der Zeit war mein Label noch mein Nebenprojekt, ich hatte einen 36 Stunden Hauptjob und zwei Kids mit 8 und 10 Jahren.

Die folgende Tools nutze ich alle selbst und kann sie von Herzen empfehlen.

Billbee

Über Billbee* kannst du deine Auftragsabwicklung mit (automatischer) Erstellung von Auftragsdokumenten, den Zahlungsabgleich, die Versandabwicklung oder auch den E-Mail-Versand an Kunden machen. Außerdem kannst du deinen Artikel- und Lagerbestand zentral verwalten und kanalübergreifend abgleichen.

Du als Kassenklingeln-Leser bekommst mit diesem Link eine verlängerte Testphase von 60 Tagen und kannst dort ALLE Funktionen testen.

Ich finde, Billbee lohnt sich ab dem ersten Tag. Wie viel es kostet, kannst du ganz leicht auf der verlinkten Seite selbst herausfinden. Aber nach meiner Erfahrung ist die Zeitersparnis so enorm, dass es sich schon von Anfang an lohnt.

Buchhaltung Etsy Shop
Bekomme einen Überblick zum Thema Buchführung, Auftragsabwicklung und Steuern für Etsy Shop Besitzer.

ᐅ Meine aktuellen Top-Tools* für mein Handmade-Business, die ich selber nutze:
IT-Recht Kanzlei (Rechtstexte für deinen Etsy Shop, automatisch eingebunden)
Billbee (
Das Auftragsabwicklungstool spart dir unfassbar viel Zeit. Sichere dir den verlängerten Testzeitraum von 60 Tagen und teste alle Funktionen kostenlos.)
Canva
(Schöne Grafiken für Etsy Shop & Social Media kinderleicht gestaltet)
Activate by Reclay
(Verpackungslizenzierung muss sein! Hier gibt es 5 % Rabatt für dich.)
Lexoffice
(Buchhaltung leicht gemacht, mein Tool der Wahl seit 4 Jahren)
sendinblue – (Newsletter Tool, deutsche Oberfläche, schneller Support und DSGVO-konform)
Tailwindapp (Pinterest Content leicht geplant. 1 Monat Gratis für dich
Etsy – (Natürlich! 40 x Einstellgebühren gratis für dich)

invoicefetcher

Mit invoicefetcher kannst du deine Rechnungen automatisch aus E-Mails und von Dienstleistern in deine Buchhaltungssoftware übertragen lassen. invoicefetcher kann soagr deine Rechnungen von einer Großzahl von Dienstleistern turnusmäßig und automatisch herunterladen. Außerdem werden deine monatlichen Eingangsrechnungen für dich gesammelt. Kein lästiges Zwischenspeichern und Uploaden mehr, einfach die E-Mail mit der Rechnung weiterleiten an Lexoffice oder sevdesk.
Hat mein Leben so viel leichter gemacht.

DHL Geschäftskunden

Mit dem DHL Paket Geschäftskunden kannst du deinen Paketversand steuern und die Pakete werden an einer vereinbarten Adresse abgeholt. Der Paketversand hat bereits viele etablierte Anbieter integriert, so z.B. auch Billbee. Du kannst DHL einfach und komfortabel das Softwaresystem, das du nutzt, direkt integrieren.

Der Vorteil: du kannst direkt aus Billbee deine Paketlabels drucken, das spart enorm Zeit und bewahrt vor Fehlern bei der Übertragung der Adresse.
Wenn du DHL nutzt wird die Umsatzsteuer ausgewiesen (anders als beim Kauf direkt bei der Post), das ist für Etsy Verkäufer, die aus der Kleinunternehmerregelung raus sind Vorteilhaft.

Bei DHL kannst du die Preise je nach Versandvolumen aushandeln. Für geringere Mengen ist der Paketpreis manchmal noch teurer, als wenn du die Labels online kaufst. Mache dir bewusst, wieviel Zeit du mit dem Kauf von Labels und dem Ausfüllen verbringst, diese Zeit sparst du nämlich beim verwenden des Geschäftskundenportals in Kombination mit Billbee. Und Zeit ist Geld. Da kann es manchmal sinnvoller sein etwas mehr für das Label zu zahlen, wenn du die gesparte Zeit dafür in die Fertigung stecken kannst.
Die Trackingnummer wird über Billbee automatisiert bei Etsy zu der passenden Bestellung hinterlegt, du musst sie nicht manuell einpflegen.

Portokasse

Die Portokasse erlaubt auch die Anbindung an Billbee und das ist der eigentliche Vorteil. Dank der Portokasse kannst du bequem aus Billbee heraus Porto für Briefe etc. drucken.

Finanzielle Vorteile bringt dir die Portokasse nicht direkt, denn die Portokosten sind nicht günstiger und Umsatzsteuer wird auch nicht ausgewiesen. Aber du sparst auch hier enorm Zeit und verhinderst Fehler bei der Übertragung von Adressen.

Ein weiterer fetter Vorteil ist, dass die Matrixnummer über BIllbee automatisiert bei Etsy hinterlegt wird. Das benötigst du für die Vorgaben um den Verkäufer Star zu erreichen.

Rechtssicher online verkaufen

Damit du dich im rechtlichen Dschungel nicht verirrst und Gefahr läufst Abmahnungen zu erhalten, solltest du dich rechtlich immer absichern. Um rechtssicher zu verkaufen muss man einiges beachten, dabei kannst du dir aber helfen lassen.

IT-Recht Kanzlei

Die IT-Recht Kanzlei bietet eine Rechtsberatung für E-Commerce und IT-Recht. Die Kanzlei unterstützt dich bei der Umsetzung spezifischer Anforderungen im elektronischen Geschäftsverkehr. Mit verschiedenen Schutzpaketen wird eine dauerhafte Rechtssicherheit sichergestellt. Sie hilft dir
z. B. deine Rechtstexte wie Impressum, AGB und Datenschutzerklärung richtig zu formulieren. Hier kommst du zum Starterpaket der IT-Recht Kanzlei*.

Activate by Reclay* – Verpackungslizenzierung

Gemäß § 3 Abs. 14 des Verpackungsgesetzes bist du als “Hersteller” verpflichtet, die systembeteiligungspflichtigen Verpackungen an einem dualen System zu beteiligen. Mit der gesetzeskonformen Lizenzierung stellst du die fach- und umweltgerechte Entsorgung und das Recycling deiner Verpackungen sicher. Über den Activate by Reclay kannst du deine gesetzlichen Verpflichtungen einfach und schnell erfüllen.

Der große Vorteil bei Activate ist, dass du bereits ab 1 kg Menge lizensieren kannst, die meisten anderen Anbieter verlangen viel höhere Mengen als Minimum oder einen Vertragsabschluss, der dich länger bindet.

Mit dem Code DKKASSE5KLING bekommst du nochmal 5 % Rabatt auf deine lizensierte Menge bei Activate by Reclay.

Lexoffice*

Für die Buchhaltung und den ganzen “Bürokram” kann ich Lexoffice* empfehlen. Hier hast du deine Rechnungen, dein Banking und die Buchhaltung im Blick. Du kannst die gesamte Buchhaltung entweder alleine machen oder nur die vorbereitende Buchhaltung und die Meldungen dem Steuerberater überlassen.

Die csv Liste mit den Umsätzen von Etsy zu Lexoffice* zu importieren ist etwas tricky, deshalb habe ich dafür ein Tutorial geschrieben:

Etsy Buchhaltung Tutorial
Tutorial für Etsy Verkäufer die Lexoffice oder sevDesk nutzen. Schritt für Schritt Anleitung zur Bearbeitung der Etsy Gebührenabrechnung (CSV Datei).

Richtig Planen: Online Ablage

Eine klare und strukturierte Planung kann ein richtiger Erfolgsbooster sein. Planen ist sehr wichtig, vor allem, wenn du ein bestimmtes Ziel vor Augen hast und dieses erreichen willst. Dabei kann das Planen auch noch richtig Spaß machen!

Etsy Jahresplaner
Hol dir jetzt den Erfolgsplaner und starte deine Jahresplanung für ein erfolgreiches Etsy Business.

Trello

Mit Trello kannst du deine Planung digital vornehmen, um dich so mit deinen Mitarbeitern zu synchronisieren und zusammen an Aufgaben zu arbeiten. Boards, Listen und Karten bieten dir die Möglichkeit Aufgaben, Termine, Projekte, Content und vieles mehr einfach und übersichtlich zu planen. Du kannst Dokumente, Dateien und Links direkt hinterlegen, damit sie online gespeichert sind und du immer den Überblick behältst.

Ich nutze Trello super gerne für die Contentplanung. So weiß ich immer, was ich auf Instagram, Facebook und Pinterest plane. Ich muss nicht im letzten Moment überlegen, was ich posten muss. Sondern habe einen Plan und Struktur und damit kostet Social Media plötzlich viel weniger Zeit. Zusätzlich behalte ich das Ziel meiner Social Media Strategie vor Augen: Follower zu Kunden machen, Follower in meinen Shop leiten. Das Beste: das Tool ist kostenlos!

Trello-Board für die Planung

Ein Board, auf dem du alle Aufgaben im Blick hast, hilft dir dabei dein Business strukturiert und geordnet zu führen. Du weißt, was demnächst ansteht, was in Bearbeitung ist und was du oder deine Mitarbeiter schon erledigt haben.

Auch für deine Contentplanung eignet sich ein Trello-Board fantastisch. Auch hier behölst du den Überblick über deine Ideen, Ideen, die du schon umgesetzt hast und über den Zeitplan, wann du was posten willst.

Trello-Board für die Contentplanung

Google Drive Cloud

Mit einem Cloud-Speicherplatz kannst du deinen PC etwas entlasten und speicherst deine ganzen Geschäftlichen Dokumente nicht mehr auf deinem privaten Laptop/PC, sondern kannst sie ganz einfach in eine Cloud auslagern. Du kannst (freien) Mitarbeitern verschiedene Rechte geben und so Dokumente und Dateien immer synchronisiert und aktualisiert halten. Du hast von überall aus Zugriff darauf, auch wenn du mal unterwegs bist und nur das Handy dabei hast.

Marketingstrategie

Mit einer strukturierten Marketingstrategie kannst du deine Unternehmensziele umsetzen. Hier geht es darum, wie du für dich selbst und deine Produkte oder deine Dienstleistungen werben kannst um so mehr Umsatz und Traffic zu generieren.

sendinblue

Mit E-Mail Marketing kannst du die Kundenbindung langfristig stärken und deine Umsätze erhöhen. Bei sendinblue* kannst du deine E-Mail-Listen verwalten, E-Mails planen und Formulare für die Anmeldung erstellen und direkt auf deine Seite einbinden. Mit Automationen kannst du auch komplexe E-Mail Kampagnen planen und deine Kontakte durch verschiedene Bedingungen diese Automationen dann durchlaufen lassen.

WordPress

Mit WordPress kannst du ganz einfach eine Webseite für dein Business erstellen. Ohne Programmieren kannst du hier deine Webseite nach deinen Wünschen gestalten und z.B. einen Blog starten, um mehr Traffic zu generieren. Im Blog kannst du Wissen und Fakten zu Themen passend zu deinem Business teilen. Oder du machst Beiträge zu deinen Produkten mit Tipps, Hinweisen oder teilst nochmals Werte, für die du mit deinem Business stehst.

KW-Finder

Mit dem KW-Finder* kannst du Keywords für deine SEO-Strategie recherchieren und weißt, mit welchen Keywords du Chance hast zu ranken und gefunden zu werden. Außerdem schlägt dir der KW-Finder auch verwandte Suchanfragen von Nutzern vor, die dich vielleicht auf weitere Ideen bringen.

JotForm

Wenn du deine Kunden bzw. potenziellen Kunden besser kennenlernen möchtest, um so deine Buyer Persona zu konkretisieren, bietet sich eine Umfrage an. Mit Jotform kannst du ganz einfach Umfragen mit verschiedenen Fragetypen und Logikverzweigungen erstellen.

Social Media Management: Präsentiere deinen Shop

Mit Social Media kannst du eine Menge für dein Business tun. Du kannst es bekannter machen und von anderen Plattformen Traffic für deinen Shop generieren. Hier kannst du etwas persönlicher mit deinen potenziellen Kunden in Kontakt treten und so dich und deine Marke vorstellen.

Instagram

Instagram ist eine tolle Plattform, um deinen Shop, deine Produkte und dich zu präsentieren. Du kannst hier mit Hashtags, Reels und vielen weiteren Vorteilen noch mehr Traffic für deinen Etsy Shop erzielen.
Über Facebook kannst du deinen Etsy Shop mit Instagram verbinden und als Shop auf deinem Instagram Profil anzeigen.

Aktive Nutzer auf Instagram
Alter der Instagramnutzer
Aktive Nutzer auf Facebook

Pinterest

Pinterest ist eine Inspirationsquelle für seine Nutzer. Hier wird nach Ideen, neuen Produkten, Wissen, Anleitungen und vielem mehr gesucht. Deine Produkte oder deine Dienstleistung kannst du hier vielen potenziellen Kunden, die vielleicht genau danach suchen, was du anbietest, präsentieren.

aktive Nutzer auf Pinterest
Pinterest als Inspirationsquelle

Pinterest wird häufig als ‚Social Media‘ bezeichnet, das ist aber nicht korrekt. Es ist eigentlich eine Suchmaschine. Die ’social‘ Komponenten beschränken sich auf das Repinnen, Merken und Folgen. Du hast nicht so viel Aufwand mit Kommentaren oder Nachrichten wie bei Instagram, Facebook und Tiktok.

Der unschätzbare Vorteil von Pinterest ist, dass deine Pins bleiben. Sie werden auch nach Monaten noch gefunden und verschwinden nicht nach wenigen Sekunden im Nirwana wie ein Instagram Post. Außerdem kannst du direkt von einem Pin auf dein Produkt oder deinen Etsy Shop verlinken.

Evergreen Content auf Pinterest
Halbwertszeit von Social Media Kanälen

Du kannst sogar deinen Etsy Shop mit Pinterest verbinden. Das ist super praktisch.

Meta Business Suite

Mit der Facebook Business Suite kannst du ganz einfach und ohne Stress Beiträge für deine Social Media Kanäle Facebook und Instagram planen. So kannst du Content für einen längeren Zeitraum vorplanen und musst dich dann nicht mehr um das posten kümmern, deine Kanäle werden automatisch bespielt. Beachte aber, dass du nicht alles planen kannst, z.B. musst du Instagram-Storys, in denen du Sticker (Umfrage, Link, Quiz etc.) verwenden möchtest, selbst live erstellen und posten.

Bis Anfang 2021 haben wir noch Planoly genutzt, sind aber inzwischen davon abgekommen. Planoly hat sich manchmal als unzuverlässig gezeigt. Die Business Suite ist ebenso gut und das vollkommen kostenlos.

Tailwind App

Tailwind ist das Pendant zu der Facebook Business Suite. Hier kannst du die Planung deiner Pinterest Posts vornehmen. Durch einstellbare Intervalle kannst du einen Pin auch ganz einfach nach einer gewissen Zeit wieder pinnen lassen und so auf mehrere Pinnwände pinnen. Auch hier gibt es aber einige Einschränkungen, denn Karussell-Pins kannst du momentan noch nicht planen, sondern musst sie selbst live pinnen. Melde dich jetzt an und nutze Tailwind einen Monat gratis*.

Hilfe bei der Gestaltung – Grafik Tools für Etsy Verkäufer

Ein schönes und stimmiges Design bei deinen Bilder, nützlichen Grafiken und deinem Content ist wichtig, um Kunden anzuziehen und deine Produkte attraktiv zu gestalten. Aber nicht jeder, der ein kreatives Handmade-Business hat, hat auch dafür ein gestalterische Auge oder die Fähigkeiten und Design-Programme. Hier kann dir aber auch geholfen werden.

Canva

Mit Canva* kannst du ganz einfach und schnell die verschiedensten Designs erstellen. Du kannst zwischen vielen unterschiedlichen Größen und Formaten wählen und hast auch in der Gratis-Version schon eine Menge an anpassbaren Vorlagen, Grafiken, Fotos und Schriften zur Auswahl.

Ich nutze Canva* für ALLES. Pinterest Pins, Bloggrafiken, Instagram Grafiken, Instagram Stories, Etsy Shop Bilder mit Text, Etsy Shop Banner und sogar Private Einladungen 🙂

Ich habe die Pro Version von Canva* und das lohnt sich soo sehr, schon alleine wegen der automatisierten Änderung der Formate.

Canva Pro Version Tools

Canva Pro-Version Tools
Canva Pro-Version Tools

Das war die Übersicht meiner liebsten Tools für mein Etsy Business. Ich hoffe ich konnte dir damit einige hilfreiche Tipps geben, die dir Zeit sparen. Denn genau darum geht es mit den Tools: professioneller werden und mehr Zeit für die Dinge zu haben, die dein Business weiter wachsen lassen: Strategie, Reichweite und Bekanntheit aufbauen und schön Produkte kreieren. Denn damit verdienst du dein Geld!

Hast du noch weitere Tools für Etsy Verkäufer, die du empfehlen kannst? Schreibe mir eine Nachricht oder einen Kommentar.

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